¿Cómo configuro una oficina central?

Para configurar la oficina principal, debe proteger las instalaciones, contratar personal y preparar los sistemas necesarios para interactuar con el público.

Puede configurar una oficina central para su negocio asegurando las instalaciones, contratando personal y preparando sistemas para interactuar con el público. Alternativamente, puede contratar una empresa que ofrezca una solución de oficina preestablecida o subcontratar parte del componente de personal a empresas de todo el mundo. El diseño y la gestión de oficinas es clave para el éxito de toda empresa. La implementación de una interfaz pública refleja su filosofía de servicio al cliente y, en última instancia, determinará la lealtad del cliente . El desafío de la gerencia es reducir costos mientras se mantiene contento a los clientes y se crea una ventaja competitiva.

El front office de una empresa está formado por todos los departamentos que entran en contacto directo con el público. Estos departamentos incluyen recepción, servicio y ventas. Por lo general, una nueva empresa tendrá necesidades modestas y es posible que solo necesite un lugar para reunirse con clientes o clientes y lo equipe adecuadamente. Luego, contrata personal para contestar teléfonos, brindar servicio al cliente y realizar ventas. Finalmente, establece sistemas para que el proceso funcione sin problemas.

En las etapas iniciales del desarrollo empresarial, la oficina principal puede compartir gran parte del mismo espacio y recursos que la oficina administrativa por necesidad. El back office son todas las partes del negocio que el público nunca ve. Las empresas de fabricación que tienen que establecer instalaciones para producir un producto tienden a estar más preocupadas al principio con el back office, mientras que las consultorías y las empresas orientadas a servicios aumentan y disminuyen en sus relaciones públicas. A medida que una empresa crece y tiene los recursos para establecer instalaciones separadas para cada departamento, configurar las operaciones de la oficina es una cuestión de equipar a cada departamento que entra en contrato con el público con una filosofía de servicio al cliente y el personal y el equipo para proporcionar una empresa consistente. cara.

Una alternativa a la creación de su propia oficina, especialmente en la fase de puesta en marcha, es contratar una empresa consultora para que se encargue de ello. Hay empresas que brindan servicios de front office empaquetados para otras empresas. Este tipo de proveedor de servicios comerciales operará una oficina central con recepción, salas de reuniones, oficinas, equipos, hospitalidad y cualquier otra cosa que una empresa necesite para reunirse con un cliente. Por una tarifa fija, asigna a la empresa cliente un número de teléfono y una dirección postal. Maneja la recepción telefónica y en persona, procesa el correo de la empresa y permite que el personal de la empresa utilice las instalaciones para reunirse con los clientes según sea necesario.

Las empresas maduras tienen otra opción para establecer operaciones de recepción. La subcontratación de piezas a países extranjeros con costos laborales más bajos, como India, se ha convertido en una forma popular de contener los gastos. El servicio al cliente por teléfono es un departamento que a menudo se subcontrata. Muchas empresas han subcontratado partes de sus departamentos de ventas, particularmente llamadas en frío y contactos iniciales. En estos casos, una empresa aún mantiene una presencia en la oficina principal, pero los servicios clave se contratan a terceros.