A muchas personas les preocupan cada vez más los problemas de privacidad relacionados con el correo electrónico e Internet.

Para crear una política de retención de correo electrónico , primero debe indicar el motivo por el que está redactando la política: para cumplir con los requisitos legales, para conservar la prueba de los documentos comerciales o para asegurarse de que no se pierda información importante. El documento también debe explicar a qué empleados afecta la política y qué tipos de correos electrónicos se incluyen. También debe decidir cuánto tiempo deben conservarse los correos electrónicos; Es posible que se le requiera legalmente que retenga ciertos correos electrónicos durante un período de tiempo específico. La asignación de un empleado para que sea responsable de supervisar la política puede ayudar a garantizar que su política se aplique correctamente.

Una política de retención de correo electrónico es un procedimiento escrito sobre cómo una empresa quiere que sus empleados manejen las comunicaciones por correo electrónico. Las políticas de retención de correo electrónico suelen indicar qué correos electrónicos deben retener los empleados, durante cuánto tiempo y cómo almacenarlos. En muchas jurisdicciones, existen requisitos legales sobre la duración de las comunicaciones de la empresa, incluidos los correos electrónicos, por lo que es importante tener una política clara de retención de correo electrónico.

Al redactar su póliza, explique qué empleados de la empresa cubre la póliza de retención de correo electrónico. Dependiendo del propósito de implementar la política en primer lugar, es posible que no se aplique a todos en su organización. Por ejemplo, los empleados del almacén que no se ocupan de la correspondencia electrónica pueden no estar obligados a cumplir con la política. Los representantes de servicio al cliente , por otro lado, pueden estar obligados a conservar la mayoría de sus correos electrónicos.

Describa qué tipos de correspondencia por correo electrónico se rigen por la política de retención de correo electrónico. Por ejemplo, algunas empresas redactan políticas de retención de correo electrónico que pertenecen a los correos electrónicos que se ocupan de asuntos administrativos, fiscales, generales y efímeros. La política de su empresa puede tratar específicamente con los correos electrónicos que tratan asuntos que tienen requisitos legales. Independientemente de los correos electrónicos que elija que estén cubiertos por la política, asegúrese de ser claro y conciso sobre el tema.

La política también debe describir cuánto tiempo se deben retener los correos electrónicos y cómo los empleados deben retenerlos. Para cumplir con los registros, es posible que tenga la obligación legal de conservar la correspondencia del cliente durante un período de cinco años. Además de almacenarse en un archivo de correo electrónico en su servidor, la ley también puede exigir que imprima el correo electrónico y conserve una copia impresa en el archivo del cliente. Cualquiera que sea el procedimiento para retener estos registros, asegúrese de especificarlo en detalle cuando escriba la política de retención de correo electrónico.

Una buena política de retención de correo electrónico debe incluir el departamento o cargo del empleado responsable de monitorear los requisitos. Su empresa puede tener un departamento de cumplimiento o un empleado responsable de asegurarse de que los procesos de la empresa cumplan con la ley. Esta puede ser la persona física a cargo de monitorear y hacer cumplir la política de retención de correo electrónico. Indique claramente quién es responsable de administrar la política para que los empleados sepan a quién acudir si tienen preguntas o problemas.

Después de crear la política, uno de los pasos más importantes es difundirla. No se puede adherir a una política si los empleados que deben implementarla no saben que existe. Es posible que también desee realizar una reunión o sesión de capacitación para los empleados afectados. Esto asegura que reciban la información que necesitan para cumplir con la política de retención de correo electrónico.