¿Cómo desarrollo las mejores pautas de adquisiciones?

A medida que una empresa u organización crece, la necesidad de establecer pautas de adquisición se vuelve más importante. Las adquisiciones o compras son la gestión de todos los gastos en servicios y bienes. Como aspecto de la gestión empresarial general, es una función central que se relaciona directamente con la contención de costes, la reducción de gastos y el aumento de beneficios. Aunque la mayoría de las personas asocian las adquisiciones con grandes empresas y acuerdos multimillonarios, las pautas de adquisiciones pueden ayudar a todas las empresas, grandes y pequeñas.

Las pautas de adquisición sólidas ofrecerán una fácil conciliación de los artículos que se ordenan, pagan y entregan.

El campo de la contratación es tan amplio que es mejor dividirlo en distintos procesos comerciales. Las principales categorías son: gestión de proveedores, bienes y servicios contratados, condiciones de pago, umbrales y segregación de funciones. Además de identificar los diferentes procesos comerciales , hay tres elementos que deben completarse para desarrollar las pautas de adquisiciones: establecer la estructura organizativa y los roles, implementar controles contables y definir la rendición de cuentas y la responsabilidad de los procesos de adquisiciones dentro de la organización.

La metodología estándar utilizada para desarrollar las pautas de adquisiciones es crear una carpeta de archivo para las pautas. Dentro de esta carpeta de archivos, cree una separada para cada uno de los principales procesos comerciales. A medida que se desarrollan las pautas, cree las guías de proceso para los diferentes roles y departamentos involucrados en el proceso. Incluya una sección sobre informes de supervisión y gestión, así como un documento de flujo para la revisión de la alta dirección. Todas las pautas deben ser revisadas y discutidas con las áreas impactadas y presentadas a la alta gerencia para su revisión. Tras la aceptación, se requiere capacitación para todos los usuarios para implementar las pautas.

El primer elemento a revisar son los roles y responsabilidades de los diferentes actores en el proceso de adquisiciones . Identifique quién, qué, dónde y por qué para cada transacción, y determine el punto de inicio o actividad. Por ejemplo, cuando un departamento requiere suministros de oficina, ¿quién es responsable de este proceso? ¿Cómo deciden a qué proveedor contactar? ¿Cuál es la cantidad máxima que pueden gastar y quién aprueba esta compra? Todas estas preguntas son fundamentales para el desarrollo de pautas de adquisiciones.

La contabilidad proporciona una estructura estándar para rastrear y administrar los gastos. El uso de solicitudes de compra, órdenes de compra, cotizaciones, contratos y otras herramientas de adquisición tienen un impacto en las funciones contables. Los controles contables típicos se centran en reducir el riesgo de fraude , obtener la mejor relación calidad-precio, recibir precios y términos negociados y autorizaciones de aprobación. Estos elementos se pueden administrar en un sistema computarizado, pero primero deben definirse en las pautas de procesos comerciales.

La rendición de cuentas y la responsabilidad es un factor importante en las adquisiciones. La mayoría de las organizaciones se centran en el valor en dólares de la orden de compra o el contrato, pero pueden pasar por alto el total gastado en un producto en particular. Determinar el puesto apropiado para ser responsable de negociar con el proveedor y procesar las órdenes de compra es un paso importante en las pautas de adquisiciones.