La regla más importante al escribir una propuesta comercial es seguir los consejos especificados en la solicitud de propuesta.

Cuando responda a una Solicitud de propuesta (RFP), debe prestar mucha atención al formato de su propuesta comercial . Seleccionar el formato correcto puede mejorar considerablemente sus posibilidades de ganar un contrato. Seleccionar la incorrecta puede significar que incluso una oferta ideal fracasa.

Con mucho, la regla más importante es seguir los consejos de la RFP. Debe asegurarse de cumplir con las instrucciones específicas sobre el formato de su propuesta. Hacerlo es en parte una cortesía, ya que ayudará a asegurarse de que la organización tenga todas las propuestas rivales en un formato similar, lo que facilitará la comparación. Más importante aún, proporcionar el formato requerido demuestra que está dispuesto a hacer el esfuerzo de seguir instrucciones precisas. A menos que haya trabajado con la organización anteriormente o tenga una reputación particularmente sólida, hacerlo es una de las formas más efectivas de demostrar que podrá cumplir con los requisitos para llevar a cabo el proyecto en sí mismo si se le adjudica el contrato.

Un formato de propuesta comercial que seguramente incluirá toda la información relevante son las cinco W o, estrictamente hablando, cinco W y una H. Este formato responde a seis preguntas básicas sobre su propuesta. El formato proviene de un poema de Rudyard Kipling que comienza detallando las seis preguntas: “Tengo seis sirvientes honestos; me enseñaron todo lo que sabía. Sus nombres son qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién “.

Hay varios puntos particulares a tener en cuenta cuando se decide por un formato de propuesta comercial para un contrato gubernamental. La clave es que debe cumplir con todo lo que se indica en la RFP. Esto se debe a que las agencias gubernamentales generalmente tienen que seguir reglas estrictas sobre la selección de la mejor propuesta para evitar cualquier acusación de sesgo indebido.

También vale la pena buscar un documento denominado “declaración de trabajo” que acompaña a la RFP y explica los criterios para seleccionar la propuesta ganadora. La selección de un formato de propuesta comercial que se adapte a estos criterios puede mejorar sus posibilidades de ser seleccionado. Cualquiera que sea el formato que elija, es particularmente importante asegurarse de cumplir con la fecha límite de presentación, ya que las agencias gubernamentales generalmente no pueden ejercer su juicio al aceptar presentaciones tardías.

Ya sea que esté escribiendo una propuesta comercial para una organización gubernamental o una empresa privada, debe asegurarse de que vaya más allá de simplemente demostrar que puede cumplir con los criterios. Como otros postores también pueden hacer esto, debe mostrar qué valor adicional puede ofrecer su oferta a la organización. Esto puede incluir comentarios de proyectos anteriores, premios que haya ganado por su trabajo y cualquier otra cosa que demuestre que es mejor que sus rivales en lugar de simplemente tener el mismo estándar.