Una mujer que controla el inventario en una pequeña empresa.

Un sistema de inventario es el método interno que utiliza una empresa para ordenar, controlar y contabilizar los productos que vende a los consumidores. Un sistema de inventario de pequeñas empresas reflejará el proceso de una empresa más grande, aunque en un entorno menos intenso, dada la diferencia de tamaño entre las empresas. Dos tipos de sistemas de inventario son comunes en el entorno empresarial: periódico y perpetuo. Estos son sistemas basados ??en la contabilidad, aunque una empresa a menudo construirá sus prácticas de inventario en torno a estos sistemas.

Las empresas de servicios de alimentos, como las panaderías, utilizan procedimientos de inventario perpetuo.

El sistema de inventario para pequeñas empresas que sea mejor para una empresa en particular a menudo dependerá del tipo de mercancía que venda la empresa. Por ejemplo, las pequeñas empresas que venden productos similares o grandes grupos de artículos pueden beneficiarse más de un sistema de inventario periódico , que solo se actualiza una vez al mes o trimestralmente. Esto es ventajoso porque la pequeña empresa comenzará cada mes con una cifra de inventario inicial y la actualizará al final del período contable . Esto elimina la necesidad de dedicar tiempo a contar elementos que no son fáciles de separar o que implican un proceso que consume mucho tiempo y elimina las actividades generadoras de dinero.

El sistema de inventario perpetuo es mucho más complicado; bajo este sistema, una empresa actualizará su libro de contabilidad después de cada compra, venta o ajuste a la cuenta de inventario. Este sistema de inventario para pequeñas empresas funciona bien para empresas con artículos singulares o productos de inventario que son extremadamente valiosos. Si bien consume más tiempo, proporciona más precisión para las pequeñas empresas y la capacidad de ordenar el inventario con precisión sin tener demasiados productos a la mano.

La valoración del inventario también es una característica importante de un sistema de inventario para pequeñas empresas. La valoración determina el costo en la cuenta de inventario de la empresa y la cuenta de costo de los bienes vendidos para cada período contable. Tres métodos son los más comunes en los negocios: primero en entrar , primero en salir ( FIFO); último en entrar, primero en salir (LIFO); y el cálculo del costo promedio ponderado. FIFO requiere que la empresa venda los bienes más antiguos que se enumeran primero en su cuenta de inventario del libro mayor de contabilidad. Esto dará como resultado que el costo más alto permanezca en la cuenta de inventario y el costo más bajo de los bienes vendidos, lo que resultará en un ingreso neto más alto informado en el estado de resultados. LIFO es lo opuesto a FIFO; por lo tanto, el costo de los bienes vendidos es mayor y el inventario disponible es menor que FIFO. El método de promedio ponderado calcula un nuevo costo para cada artículo del inventario después de que se realizan las compras y los ajustes en la cuenta.

La selección del método de valoración para un sistema de inventario de pequeñas empresas dependerá de cómo la empresa desee informar los ingresos netos. La teoría general es que FIFO reporta ingresos netos más altos, lo que resulta en una obligación tributaria más alta para la pequeña empresa. Esto puede crear una situación de flujo de caja difícil si la empresa debe pagar impuestos al gobierno nacional o local.