¿Cómo elijo el mejor sistema de órdenes de compra?

Un sistema de órdenes de compra generalmente incluye una copia al carbón que se mantendrá en el archivo.

Un sistema de órdenes de compra es la secuencia de pasos que debe seguir una persona para solicitar la adquisición de bienes y servicios para uso de la empresa. Estos sistemas proporcionan una pista de auditoría para rastrear el movimiento de los recursos financieros de la empresa. Existen múltiples sistemas en el entorno empresarial para los sistemas. La mayoría de ellos se centran en el sistema de documentación interno y contable de una empresa. Seleccionar el mejor sistema de órdenes de compra requiere considerar una serie de factores relacionados con los sistemas comerciales de una empresa.

Cuando una orden de solicitud de compra llega a un departamento de compras, a menudo se evalúa para ver si el artículo es realmente necesario.

Los propietarios y gerentes de negocios deben decidir si desean utilizar un sistema de órdenes de compra manual o automatizado. Los sistemas manuales comúnmente incluyen el uso de un cuaderno de papel que contiene órdenes de compra numeradas secuencialmente. Un empleado completará el formulario, que generalmente requiere proveedor, precio, cantidad, descripción y código de contabilidad, antes de enviarlo para su aprobación. Estos documentos generalmente incluyen una copia al carbón archivada. Un sistema automatizado funciona de manera similar, excepto que los empleados utilizarán el software comercial o de contabilidad de la empresa y completarán un documento de orden de compra electrónica.

Un buen sistema de órdenes de compra debería facilitar la entrega de todos los artículos pedidos.

El número de órdenes de compra que generará una empresa a través de sus operaciones normales jugará un papel importante al seleccionar un sistema de órdenes de compra. El uso de un sistema manual puede volverse tedioso y provocar la pérdida de un documento, lo que hace que los empleados vuelvan a crear la orden de compra. Además, las empresas normalmente deben almacenar estos documentos durante varios años, según las leyes federales o estatales aplicables. Un sistema de órdenes de compra automatizado puede aliviar algunos de estos problemas, aunque aprender y usar la versión computarizada puede requerir más capacitación.

Otros factores a considerar al seleccionar un sistema de órdenes de compra son el número de empleados que utilizan las órdenes de compra y la ubicación de la oficina de compras de la empresa. Permitir que varios empleados accedan y creen órdenes de compra puede requerir que las empresas tengan más documentos en papel a mano o más nombres de usuario para acceder al módulo de órdenes de compra. Las grandes organizaciones a menudo tendrán un departamento de compras o un gerente de adquisiciones para manejar la orden de compra al realizar pedidos. Tener varias personas entregando órdenes de compra puede crear un desbordamiento de información en el departamento de compras. Es posible que las empresas deban limitar el acceso en el sistema de órdenes de compra para evitar este problema.

Las empresas también deberán considerar cómo fluyen las órdenes de compra al departamento de contabilidad. Las personas del departamento de contabilidad deben poder acceder fácilmente al sistema para revisar las órdenes de compra antes de pagar las facturas. Los auditores también necesitarán acceso para determinar cómo fluye la información a través de la empresa. La imposibilidad de realizar un seguimiento de la orden de compra en cada paso del sistema puede provocar alteraciones en el documento que comprometerán una parte importante del proceso de gestión de efectivo de la empresa .