Un programa de software de entrada de datos para hacer hojas de cálculo.

El primer paso para elegir el mejor software de entrada de datos es determinar los requisitos específicos de procesamiento de información que tiene para el software. La cantidad de datos con la que trabajará será el mejor indicador de si será suficiente una simple hoja de cálculo o programas de procesamiento de texto , o si necesitará un software de entrada de bases de datos o un software de imágenes . La fuente de sus datos afectará su decisión, porque los cuestionarios tendrán requisitos diferentes a las búsquedas de texto o la catalogación de términos o valores.

La mayoría de las computadoras vienen con un programa de creación de hojas de cálculo.

Si su uso previsto será para cuestionarios limitados con tamaños de muestra pequeños, probablemente será suficiente un programa de hoja de cálculo simple. Una encuesta con 10 preguntas o menos enviada por menos de 200 personas se puede ingresar y calcular manualmente. La mayoría de las computadoras ya tienen un programa de hoja de cálculo integrado que puede manejar aplicaciones de entrada de datos de este tamaño. Si no es así, hay programas gratuitos disponibles a través de Internet que incluyen una hoja de cálculo o una aplicación de procesamiento de texto. Se podría utilizar un programa de procesamiento de textos para una transcripción o traducción ligera.

La elección del software de entrada de datos de una persona depende de cuán profundamente involucrada esté en el proyecto.

Las encuestas o fuentes de información más complejas requerirán capacidad de base de datos en el paquete de software de entrada de datos elegido. Nuevamente, con menos de 200 encuestados, la información se puede ingresar manualmente y el programa de base de datos puede ordenar la información por usted. Si va a tomar su información de formularios en papel, debe emplear un software de imágenes que los escanee y muestre para que pueda ingresar las respuestas en la base de datos. Si sus necesidades incluyen una búsqueda de texto, es posible que necesite un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en su software de entrada de datos.

Para las encuestas más complejas o los tamaños de muestra más grandes, existen paquetes de software de entrada de datos llamados programas estadísticos que pueden proporcionar y coordinar los diferentes componentes. Estas aplicaciones de entrada de datos suelen ser bastante caras, pero debido a que realizan múltiples funciones y pueden reducir la cantidad de trabajo humano requerido, pueden resultar rentables a largo plazo. Son muy complicados y requerirán conocimientos de estadística y atención al detalle en el desarrollo de la técnica de la encuesta.

La elección del software de entrada de datos depende en gran medida de su grado de implicación en el proyecto. Para el caso ocasional o único, es posible que desee considerar la subcontratación . Si está buscando iniciar un servicio o ejecutar tareas de procesamiento de información grandes, complicadas y continuas, entonces la programación estadística o de paquetes podría ser una mejor opción.