Una buena plantilla de orden de compra satisfará las necesidades de todas las partes que entren en contacto con el documento.

Con el fin de elegir el mejor orden de compra plantilla, se deben considerar las necesidades de información de todas las partes que van a utilizar o hacer referencia a la orden de compra. En algunos casos, una empresa o un propietario único podrá descargaruna plantilla de orden de compra básica que satisfará las necesidades de todas las partes que entrarán en contacto con el documento. En otros casos, es posible que una plantilla de orden de compra deba modificarse de su forma básica o crearse desde cero para satisfacer las necesidades únicas de la empresa que genera las órdenes de compra, así como las partes que recibirán o procesarán la orden de compra. Si la orden de compra requiere información muy detallada sobre los artículos que se están comprando, incluidos elementos como diagramas u otra información de apoyo similar, es posible que la plantilla de la orden de compra deba modificarse para dejar espacio para esta información.

Las órdenes de compra pueden enviarse por correo, fax, correo electrónico o simplemente llamar al proveedor.

Hay algunos datos básicos que deben estar presentes en cada plantilla de orden de compra. Primero, debe haber al menos dos direcciones en la plantilla de orden de compra: la dirección de la oficina que administra las órdenes de compra y la dirección de la empresa u organización a la que se envía la orden de compra. Si los artículos que se están comprando se van a enviar a una dirección que no sea la dirección de la oficina, esa dirección también debe anotarse bajo el título “Enviar a”. Otra información importante para incluir en una orden de compra es el nombre y la información de contacto de la persona que realiza la orden de compra, la fecha de la orden de compra, información detallada sobre los artículos que se compran y el monto total en dólares de la orden.

Una empresa que concilia sus órdenes de compra con un albarán en el momento de la entrega puede querer incluir descripciones detalladas de los artículos.

También es común que una plantilla de orden de compra incluya un espacio para la firma del comprador. Algunas plantillas también incluyen una sección para notas. Finalmente, algunas plantillas de órdenes de compra también incluyen un lugar para la fecha de finalización de la orden. Si los artículos de la orden de compra deben entregarse antes de una fecha determinada, o dentro de un intervalo de fechas determinado, puede haber un espacio para esto en una plantilla de orden de compra. Una vez que una empresa u organización ha estado utilizando órdenes de compra durante un tiempo, pueden comenzar a modificar su plantilla hasta que descubran qué funciona mejor.