Mujer sosteniendo un libro

Escribir un plan de administración de tareas implica establecer metas, enumerar prioridades, programar y diseñar planes alternativos para lidiar con fallas imprevistas. Cada área del plan debe estar claramente definida para proporcionar un plan de actividades para cumplir con los plazos y completar el trabajo asignado. Un plan de gestión de tareas puede incluir documentación del progreso en cada paso de un proyecto para evaluar si se están cumpliendo las metas. También debe determinar los recursos necesarios y permitir la presentación de informes sobre el resultado.

El primer paso para escribir un plan de gestión de tareas define el trabajo que necesita atención. También establece líneas de tiempo para cada tarea por día, semana o mes. La parte del plan de establecimiento de metas describe qué trabajos deben realizarse dentro de cada período de tiempo. Esta lista de expectativas puede incluir una sección sobre cuestiones que podrían interferir con los plazos y cómo se pueden manejar estos problemas.

Por lo general, una lista de prioridades mantiene un proyecto organizado y brinda a los empleados una forma de determinar las tareas que necesitan atención inmediata. Las tareas urgentes definen el trabajo que debe manejarse de inmediato, como atender las llamadas telefónicas y los visitantes que llegan. Las tareas importantes pueden incluir la planificación de una próxima reunión o presentación que afecte a la empresa. Los trabajos considerados urgentes e importantes pueden surgir en una situación de crisis. Las tareas sin importancia típicamente incluyen visitar a compañeros de trabajo o atender asuntos personales mientras está en el trabajo.

La programación de cada tarea representa otro componente de la redacción de un plan de gestión de tareas. Se deben crear líneas de tiempo para cada trabajo necesario para completar todo el proyecto. Estos plazos deben ser realistas y considerar los recursos financieros y humanos disponibles. Los recursos pueden variar según el proyecto, dentro de las limitaciones presupuestarias . Un plan de gestión de tareas debe analizar los recursos necesarios y determinar si la empresa está dispuesta a invertir en recursos para cumplir con los plazos.

Se pueden diseñar planes de respaldo para hacer frente a problemas inesperados que surjan. Los planes de gestión de tareas deben proporcionar estrategias alternativas para hacer frente a eventos imprevistos. Estos planes alternativos preparan a los empleados para manejar problemas rápidamente sin la necesidad de redefinir metas o establecer nuevas prioridades.

Una vez que se redacta el plan de gestión de tareas, debe compartirse con los colegas que trabajarán juntos en el proyecto. Si el plan requiere delegar trabajos a diferentes compañeros de trabajo o diferentes departamentos dentro de la organización, esos problemas se pueden aclarar discutiendo el plan. Este proceso garantiza que todos trabajen desde el mismo plano para lograr los objetivos.

El paso final en la preparación de un plan de gestión de tareas implica un método de seguimiento del progreso, especialmente en proyectos grandes divididos en subtareas. Al monitorear el progreso, los supervisores pueden identificar áreas que necesitan más recursos para mantener el trabajo en marcha. También pueden descubrir áreas débiles por departamento o empleado, donde el trabajo se atasca.