El contenido específico de una carta de propuesta variará para cada proyecto y relación comercial.

En muchos aspectos, escribir una carta de propuesta es como cualquier otro tipo de redacción comercial. La redacción clara, concisa y precisa es importante para cualquier documento comercial. Las propuestas comerciales, sin embargo, requieren componentes específicos, como la carta de presentación de la propuesta . La carta de propuesta, al igual que una carta de presentación del currículum, sirve como una introducción cortés a una propuesta determinada. Usar una voz activa, seguir la etiqueta de escritura comercial aceptada y mostrar aprecio por el tiempo limitado del lector son fundamentales para una respuesta exitosa.

Las cartas de propuesta generalmente se escriben en un formato comercial formal y están firmadas por un director ejecutivo u otro ejecutivo.

A menudo, cuando las grandes organizaciones publican solicitudes para múltiples proyectos, la carta de presentación de la propuesta sirve para informar al lector a qué solicitud de propuesta (RFP) responde el documento. Si no existe una relación entre profesionales o empresas, una carta de propuesta actúa como una introducción y una oportunidad para causar una buena primera impresión. Cuando ya existe una relación, la carta de presentación puede servir como una oportunidad para felicitar, expresar agradecimiento o extender la buena voluntad continua entre ambas partes.

Ya sea que exista una relación entre las partes o no, cada carta de propuesta debe seguir la etiqueta de redacción comercial adecuada. Por ejemplo, el documento debe formatearse con títulos adecuados, márgenes prolijos y tipo de letra o fuente estándar. Se espera enviar la carta al contacto adecuado y utilizar un saludo profesional aceptable para la cultura de los clientes. La información de contacto incorrecta o un saludo demasiado informal pueden marcar la diferencia a la hora de leer o descartar una carta de propuesta.

Aparte de la etiqueta adecuada, el tono de una carta de propuesta también es importante. Los enfoques formales, pero personalizados, suelen funcionar mejor en las culturas occidentales, y algunas relaciones comerciales permiten un tono informal. Las culturas orientales típicamente, aunque no siempre, prefieren un enfoque formal y profesional. En caso de duda sobre el tono adecuado, lo mejor es un enfoque formal y profesional.

Si bien ninguna carta de propuesta garantizará la aceptación, el uso de una voz activa y una redacción concisa mejora las probabilidades. No use dos o tres palabras, cuando una es suficiente. Las oraciones cortas y simples son mejores que los párrafos largos y complejos. La voz activa transmite claridad y confianza, así que evite los verbos “to be” en su escritura. Evite frases como “si lo desea” o “tal vez lo prefiera”. En su lugar, opte por verbos de acción fuertes y llamadas a la acción directas.

El contenido específico de una carta de propuesta variará para cada proyecto y relación comercial. Un error común que cometen los profesionales al escribir la carta de propuesta de presentación es repetir o resumir la información contenida en los documentos adjuntos. Tenga en cuenta que la mayoría de los profesionales comerciales tienen un tiempo limitado. Respete el tiempo de su lector y no se limite a reafirmar el contenido de su propuesta. En su lugar, escriba su carta con una introducción cara a cara en mente: ¿qué diría o cómo se presentaría en persona antes de entregar un documento de propuesta?