Las fotocopiadoras digitales han reemplazado en gran medida a las fotocopiadoras analógicas como equipo de oficina estándar en todo el mundo. La tecnología avanzada es mejor para el medio ambiente que las máquinas antiguas y también puede ser más fácil de mantener y reparar. Al combinar las funciones de un escáner de documentos y una impresora láser , el dispositivo ha revolucionado el campo de la fotocopiadora.

La mayoría de las empresas poseen una fotocopiadora industrial, que permite a los empleados realizar copias o impresiones en grandes cantidades.

Las fotocopiadoras tradicionales, o analógicas, funcionan combinando un tambor con carga positiva y una sustancia con carga negativa llamada tóner para recrear la imagen del documento original en una nueva hoja de papel. Para crear copias adicionales, las máquinas analógicas tendrían que volver a copiar el original cada vez. Las máquinas digitales funcionan como un escáner de documentos de computadora; almacenan los datos como un archivo que luego se puede reimprimir repetidamente, modificar o guardar.

Las impresoras personales a menudo incluyen un sistema de copia digital o escáner, lo que permite a las personas hacer copias en casa.

El mecanismo de impresión actúa como una impresora láser moderna . La impresora memoriza rápidamente todo el documento escaneado a través de un procesador de imágenes de trama (RIP) y crea la página en la memoria de trama. A través de lentes y espejos, un láser imprime la imagen en un trozo de papel, que luego se hace visible a través del tóner con carga opuesta.

Uno de los beneficios de las fotocopiadoras digitales es la capacidad de crear varios juegos de copias a partir de un escaneo. Si una persona necesita cinco copias de un paquete de cinco papeles, solo necesitará pasar el original una vez y la fotocopiadora producirá las copias libremente. Si bien en trabajos pequeños esto puede no parecer un ahorro de tiempo, cuando la persona está haciendo 100 o 1,000 copias, le permite alejarse de la fotocopiadora y trabajar en otras cosas mientras completa el trabajo.

La calidad de imagen suele ser considerablemente más alta en una fotocopiadora digital que en un modelo analógico. Debido a la tecnología de escaneo utilizada, los duplicados pueden ser indistinguibles de los originales. Si el original no es lo suficientemente claro o vívido, estas fotocopiadoras también permiten al usuario cambiar la intensidad y la saturación de las copias, por lo que los duplicados pueden verse mejor que el documento original.

Casi todas las fotocopiadoras del mercado utilizan actualmente tecnología digital. Sus capacidades avanzadas las hacen más rápidas, silenciosas y que requieren menos tiempo de uso o configuración que las versiones tradicionales. Los modelos comerciales pueden ser bastante caros y el precio aumenta con funciones avanzadas adicionales.

Casi todos los principales fabricantes de fotocopiadoras utilizan exclusivamente tecnología digital. Los compradores deben considerar cuidadosamente las necesidades de su negocio o empresa para elegir qué fotocopiadora comprar. Puede ser una de las máquinas más útiles en toda una operación, y los asistentes administrativos de una oficina pueden frustrarse rápidamente con una máquina de baja calidad.

Las fotocopiadoras digitales pueden imprimir una imagen copiada en una nueva hoja de papel.