Cómo ser administrador de Office: Guía paso a paso

Por lo general, se requieren habilidades en cuatro áreas para convertirse en administrador de oficina: habilidades informáticas avanzadas, comunicación, relaciones interpersonales y productividad. Un administrador de oficina es responsable del funcionamiento diario de una pequeña o mediana empresa. Él o ella administra el flujo de datos y las tareas administrativas dentro de la organización. Este puesto rara vez incluye responsabilidades de supervisión o gestión, debido al tamaño de la organización y al enfoque del rol. Las personas que quieran asumir un rol gerencial generalmente estarían mejor atendidas en un puesto de gerente comercial o gerente oficial.

Los administradores de oficina deben dominar las computadoras.

Para convertirse en administrador de oficina, muchas personas completan un programa de capacitación postsecundaria. Esto puede incluir un programa de uno o dos años de un colegio comunitario en administración de empresas o capacitación de asistente de oficina. Las habilidades aprendidas en estos programas pueden ser esenciales para asegurar un empleo como administrador de oficina. Aunque algunos empleadores requerirán credenciales académicas, muchos aceptarán candidatos con un diploma de escuela secundaria , siempre que tengan experiencia relevante.

Un administrador de oficina debe poder fomentar el trabajo en equipo.

Los conocimientos informáticos avanzados son obligatorios para cualquier persona que quiera convertirse en administrador de oficina. Estas habilidades se pueden obtener mediante la realización de un programa de formación o con la práctica. La mayoría de las empresas utilizan productos de oficina de Microsoft® o Lotus®. Las habilidades desarrolladas con estos programas son transferibles a otros productos de software. Mantenga estas habilidades actualizadas con clases de actualización, ya que las funciones del software cambiarán con el tiempo.

Las habilidades de comunicación oral y escrita son muy importantes si desea convertirse en administrador de oficina. Toda comunicación debe ser profesional, concisa, clara y tener el tono adecuado. Es importante señalar que las habilidades de comunicación del personal administrativo tienen un gran impacto en la reputación de la organización. Tómese el tiempo para mejorar sus habilidades de modo que los clientes se queden con una impresión positiva de la empresa.

En cada oficina o negocio, hay una variedad de personalidades diferentes. La capacidad de interactuar eficazmente con diferentes personas, resolver conflictos y fomentar el trabajo en equipo suele ser importante. Para muchas personas, este aspecto del rol de administrador es el más desafiante. Tómese el tiempo para desarrollar estas habilidades, ya que pueden ser importantes.

La productividad y la autogestión son habilidades esenciales si desea convertirse en administrador de oficina. En la mayoría de las organizaciones pequeñas, el administrador de la oficina es responsable de una amplia gama de tareas. La capacidad de cambiar de marcha, trabajar en diferentes tareas administrativas y mantenerse actualizado es muy importante. La confidencialidad y la discreción son necesarias, ya que el administrador puede tener acceso a información financiera, registros de personal y datos de nómina .

Los administradores de oficina eficaces deben poder interactuar de manera eficiente con otros miembros del equipo.