¿Cómo puedo prevenir la malversación de fondos por parte de los empleados?

Aunque una investigación de antecedentes razonable puede ayudar a eliminar algunas posibilidades de malversación de fondos por parte de los empleados, no puede eliminar totalmente el riesgo.

La malversación de fondos de los empleados ocurre cuando un empleado roba fondos confiados a su empleador. Este delito común a menudo es difícil de detectar, ya que muchos malversadores trabajan muy duro para cubrir sus huellas. Para reducir la oportunidad de malversación de fondos por parte de los empleados, es necesario emplear un plan de seguridad cuidadoso con múltiples salvaguardas en su lugar.

La prevención de la malversación de fondos por parte de los empleados comienza en el mostrador de entrevistas. Si a un empleador potencial le gusta el currículum y la personalidad de un solicitante, es posible que no se moleste en verificar las referencias o realizar una verificación de antecedentes de ningún tipo. Dado que los malversadores tienden a dejar un rastro sospechoso de un trabajo a otro, es muy importante que todos los posibles nuevos empleados tengan referencias que puedan hablar de la honestidad del solicitante. En los puestos en los que el empleado tendrá acceso a cajas registradoras, depósitos u otros fondos, también puede ser conveniente realizar verificaciones de antecedentes de rutina de todos los empleados potenciales para ver si existe un historial de actividad delictiva.

Alguien que cometa una malversación de fondos puede enfrentarse a una pena de prisión.

Aunque una investigación de antecedentes razonable puede ayudar a eliminar algunas posibilidades de malversación de fondos por parte de los empleados, no puede eliminar totalmente el riesgo. Para reducir aún más las posibilidades de robo interno, es necesario crear un sistema de seguridad escrupuloso que elimine la mayor parte de las oportunidades de malversación. Ningún empleado debe tener acceso a todos los fondos y, si es posible, todos los informes financieros y depósitos deben requerir al menos dos empleados para evaluar y firmar la documentación de forma independiente.

La auditoría interna puede ser una buena forma de reducir el riesgo de malversación de fondos por parte de los empleados. Realizar una auditoría trimestral con una empresa independiente puede revelar rápidamente cualquier signo de malversación o falta de fondos. Algunos expertos recomiendan mantener las auditorías al azar, en lugar de en un horario estricto, ya que un malversador puede cubrir sus huellas si sabe que una auditoría está programada con anticipación. La auditoría interna también puede tener la ventaja de señalar lagunas en un sistema de seguridad interno o problemas con la eficiencia del departamento, por lo que una política regular de auditoría puede ser beneficiosa para una empresa de múltiples maneras.

Aunque la precaución y la seguridad son preocupaciones importantes, las medidas que se tomen para eliminar la malversación de fondos por parte de los empleados pueden resultar contraproducentes si los empleados son acusados ??injustamente o se sienten violados, espiados o irrespetados por las políticas de seguridad. La imposición de medidas extremas, como la vigilancia constante de cámaras o la mentira sobre las políticas de seguridad para "atrapar" a los ladrones, puede destruir la moral y la confianza de los empleados y generar un entorno de trabajo muy desagradable. Si los empleados sienten hostilidad hacia la empresa por comportamiento deshonesto o irrespetuoso, es posible que tengan más motivación para cometer delitos o para no denunciar actividades sospechosas por parte de otro empleado.