¿Cuál es la conexión entre las ventas y la gestión de inventario?
La relación entre las ventas y la gestión de inventario es importante porque el propietario de un negocio solo puede saber qué inventario tiene si sabe lo que ha comprado y lo que ha vendido. El registro adecuado de las ventas le permite al propietario de la empresa saber cuándo se está quedando sin un artículo en su inventario, si debe reabastecer el artículo y, de ser así, cuánto comprar. El mantenimiento de registros adecuado cada vez que se realiza una venta puede facilitar este proceso. También puede ayudar al propietario de la empresa a realizar un seguimiento de su rentabilidad y a tomar decisiones sobre el futuro de la empresa.
Los sistemas POS modernos generalmente están vinculados a software que se puede usar para rastrear, analizar e informar sobre las ventas, lo que ayuda en gran medida a la gestión del inventario.
La gestión de inventario de fondo implica la contabilidad de las compras de materias primas que eventualmente se convertirán en bienes para la venta y los artículos comprados para la reventa inmediata. Las materias primas se transfieren a una cuenta intermedia de trabajo en curso mientras se utilizan para la fabricación. Luego, los artículos se transfieren a la categoría de productos terminados y se venden. Los artículos prefabricados se colocan inmediatamente en la cuenta de inventario correspondiente después de ser recibidos y registrados. Desde aquí, las ventas y la gestión de inventario se manejan simultáneamente a medida que se registran los ingresos y se retira el artículo de los productos terminados.
Los datos de ventas se utilizan para ayudar en la gestión del inventario.
Cuando un asociado de ventas registra una transacción, los saldos de inventario se ajustan nuevamente. Las únicas otras circunstancias en las que un producto se retira del inventario en el punto de venta son daños o robo. Para asignar adecuadamente los ingresos y las pérdidas, la conexión entre las ventas y la gestión de inventario debe ser sólida, y los asociados deben cumplir con los requisitos de inventario relacionados con ventas, daños y robos.
Solo existe una oportunidad para que una empresa, especialmente una grande con muchos artículos a la venta, registre las transacciones en el punto de venta (POS) y ajuste los niveles de inventario. No se puede esperar que los asociados recuerden cada transacción, por lo que un sistema confiable es esencial. La mayoría de los sistemas POS están integrados con un sistema de seguimiento de inventario y los códigos de barras garantizan que cada producto se contabilice correctamente. Siempre que cada artículo se escanee o registre correctamente, los niveles de inventario se mantendrán con precisión. Los artículos dañados deben eliminarse manualmente del inventario, al igual que los artículos perdidos por robo conocido.
Aunque existen otras formas de ajustar el inventario después de la venta, el mejor método es crear un procedimiento POS fácil de seguir y fomentar un sólido entendimiento entre los asociados de ventas y los asociados de gestión de inventario. Si bien la separación de funciones es importante para mantener un sistema de controles y contrapesos, cada departamento debe comprender todos los procedimientos relacionados en un nivel básico, si no superior. Tanto los departamentos de ventas como los de gestión de inventario deben trabajar juntos para garantizar que los artículos se contabilicen correctamente. Las cifras de ventas y los niveles de inventario inexactos pueden generar declaraciones de ganancias infladas y, en última instancia, afectar la salud y la longevidad de la empresa.
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