Es posible que un asistente administrativo tenga que programar el almuerzo para los involucrados en una reunión de la junta.

Un asistente administrativo puede trabajar directamente con un administrador senior o puede trabajar como asistente de un equipo de administradores. Esta posición existe en muchos campos e industrias, desde el militar hasta el diseño arquitectónico. Las responsabilidades del asistente administrativo a menudo incluyen tareas de oficina, pero pueden involucrar tareas más especializadas en ciertas industrias.

Los asistentes administrativos son responsables de programar las citas.

Pasar mucho tiempo frente a la computadora suele ser parte del trabajo de un asistente administrativo. Es probable que escriba mucho. Los documentos que puede escribir podrían incluir informes o correspondencia de un administrador superior a un tercero. A veces, puede mecanografiar a partir de borradores o notas que se le hayan proporcionado. En otras ocasiones, es posible que deba escribir los materiales ella misma.

Los asistentes administrativos suelen ser los expertos a quienes acudir en fotocopiadoras y otros equipos en muchas oficinas.

Las responsabilidades del asistente administrativo también pueden incluir la revisión del trabajo realizado por otros. Algunos administradores superiores requieren que sus asistentes administrativos lean los documentos e informes escritos por otros miembros del personal. Puede ser necesario que el asistente administrativo resalte errores o áreas donde el lenguaje es demasiado técnico para una audiencia general.

Los asistentes administrativos mecanografían los documentos para los supervisores.

Responder a solicitudes, consultas y quejas también puede estar entre la lista de responsabilidades de asistente administrativo. Los administradores senior a menudo están demasiado ocupados para comunicarse con todos los que necesitan atención. Sus asistentes generalmente los alivian de estas cargas respondiendo correos electrónicos, filtrando llamadas y leyendo su correo.

La programación es otra tarea comúnmente asignada a un asistente administrativo. Muchos administradores superiores confían en sus asistentes para mantenerlos organizados. El asistente es a menudo quien programa las reuniones, citas y entrevistas. Aunque la administradora principal es su superior, es posible que la asistente tenga que sugerir enfáticamente que ciertas actividades se realicen en un momento determinado o que se pospongan para una fecha posterior.

Dado que un administrador senior no puede estar en todos los lugares donde necesita estar, las responsabilidades de asistente administrativo pueden incluir actuar como sustituto. Es común que se requiera que los asistentes administrativos asistan a las reuniones y luego informen al administrador superior. El asistente también puede tener que reunirse con ciertos clientes o socios comerciales. Se le puede otorgar poder para tomar algunas decisiones en nombre de su superior o simplemente se le puede solicitar que transmita los puntos destacados de la discusión.

Un asistente administrativo también puede encontrar que tiene que investigar mucho. Esto podría ser una parte regular de sus funciones o una solicitud ocasional. Los administradores senior a menudo son responsables de varios informes, proyectos y propuestas que deben completarse dentro de ciertos plazos. Puede resultarles imposible recopilar toda la información que necesitan y componer los materiales necesarios.

Otras responsabilidades de asistente administrativo pueden parecer tareas menores. Cuando hay reuniones de la junta, es posible que un asistente administrativo tenga que organizar el almuerzo. Se le puede pedir que prepare o traiga café cuando sea necesario. También se le pueden asignar tareas como ir a la oficina de correos, firmar las entregas y archivar.