Las pautas de propuesta a menudo se preparan para presentar una idea de negocio a alguien que está en condiciones de ofrecer financiación u otro tipo de apoyo.

Las propuestas son documentos comerciales que normalmente se emplean para uno de dos propósitos. A menudo, una propuesta se prepara en respuesta a una consulta de un cliente potencial. En otras ocasiones, el documento se prepara para presentar una idea de negocio a alguien que esté en condiciones de ofrecer financiación u otro tipo de apoyo. En ambos casos, existe un conjunto básico de pautas de propuesta que siempre aumentarán las posibilidades de recibir una respuesta positiva al documento.

Cuando un cliente potencial ha emitido una Solicitud de propuesta o RFP formal , gran parte del trabajo ya está hecho con anticipación. La RFP le dirá qué datos deben incluirse en la propuesta antes de que se considere. En muchos casos, la RFP también dictará cómo se presentan y organizan esos datos. El uso del texto y los términos en la RFP facilitará mucho el diseño de una plantilla de propuesta que impresionará al destinatario y aumentará sus posibilidades de ganar el negocio.

Las pautas de la propuesta también dictan que mantenga el texto de su propuesta claro y preciso. Desea transmitir las ideas de la propuesta principal de la manera más directa posible. Esto minimizará las posibilidades de que cualquiera que lea el formato de propuesta terminado pierda interés a la mitad y pase a la propuesta presentada por su competencia. Evite el uso de jergas o términos técnicos a menos que las pautas de la propuesta contenidas en la RFP permitan específicamente verborrea de este tipo.

Junto con la claridad, la ortografía y la puntuación correctas son extremadamente importantes para el éxito de la propuesta. Con demasiada frecuencia, se descarta una propuesta brillante, simplemente porque los errores en el texto dificultan la lectura. Las pautas de la propuesta requieren que el documento se revise minuciosamente para detectar cualquier tipo de error ortográfico o de puntuación antes de que se envíe la propuesta.

Cuando la RFP no especifica elementos como el uso de elementos visuales o la inclusión de una página de título, las pautas generales de la propuesta requieren que este tipo de extras se agreguen al documento terminado. Las imágenes prediseñadas, los logotipos, las tablas y otras imágenes ayudan a romper el aspecto austero del texto, proporcionando algo de refresco para la vista mientras se lee el documento. Sin embargo, utilice los elementos visuales con prudencia. Insertarlos sin razón aparente realmente perjudicará la efectividad de su propuesta, ya que otros se preguntarán qué está tratando de esconder detrás de todo ese excesivo escaparate.

Seguir las pautas básicas de la propuesta mejorará en gran medida el potencial de su documento terminado para lograr su objetivo previsto. Si no se le proporciona una Solicitud de propuesta formal y no tiene idea de por dónde empezar, utilice propuestas de muestra para obtener algunas ideas generales sobre cómo proceder. Con un poco de práctica, pronto podrá preparar una propuesta que sea precisa, legible, bien organizada y muy probable que lo ayude a lograr el negocio o el apoyo que está buscando.