La gestión del tiempo implica un sentido de urgencia, mientras que la gestión de tareas implica el establecimiento de prioridades.

Los diferentes tipos de herramientas de administración de tareas utilizan diferentes enfoques para una administración eficiente y exitosa del tiempo y las tareas en industrias como ingeniería , tecnología, contabilidad y muchas otras. Las mejores herramientas utilizan algunas funciones simples pero esenciales: una vista en tiempo real de un proyecto o tarea, fácil colaboración entre todas las partes relevantes, fácil actualización y seguimiento tanto de los recursos utilizados como de los disponibles. Las herramientas de administración de tareas también deben proporcionar facilidad de acceso, simplificación de tareas y administración de proyectos en múltiples ubicaciones. Se pueden construir diferentes tipos de herramientas en torno a las diferentes necesidades de administración de tareas y tiempo de una industria específica o en torno a la metodología de administración de tareas en sí.

Algunos tipos de herramientas de gestión de tareas están diseñadas para centrarse en satisfacer la necesidad de colaboración.

Las corporaciones y las pequeñas empresas deben poder administrar equipos que pueden estar repartidos por todo el mundo y trabajar en diferentes zonas horarias. La capacidad de las herramientas de administración de tareas para proporcionar una vista detallada en tiempo real de todos los aspectos de un proyecto o conjunto de tareas en particular es fundamental para el éxito del negocio. Por ejemplo, un fabricante de rayos láser puede tener una oficina principal ubicada en Texas, representantes de ventas ubicados en muchos países diferentes y una planta de fabricación en Taipei. Si el presidente o incluso el empleado más joven requiere acceso a los detalles de un proyecto en particular, las herramientas de administración de tareas en línea pueden proporcionarlo en tiempo real.

La gestión de tareas implica completar tareas dentro de un período de tiempo específico.

Algunos tipos de herramientas de gestión de tareas están diseñadas para centrarse en satisfacer la necesidad de colaboración. Estas herramientas de administración de tareas permiten a los usuarios concentrarse y administrar sus propias tareas y guardarán o almacenarán de forma segura todos los documentos relacionados con las tareas, notas de reuniones y discusiones grupales. Reunir una serie de tareas en varios grupos junto con la información y los documentos relacionados permite una colaboración en equipo más eficaz. En el contexto del entorno empresarial global, la colaboración en equipo en tiempo real entre todas las partes involucradas, independientemente de su ubicación física, es fundamental y permite que una empresa u organización complete varias tareas del proyecto más rápido y obtenga más ganancias.

Las herramientas de gestión de tareas pueden ayudar a agilizar la comunicación.

Las herramientas de gestión de tareas también pueden basarse en la importancia de proporcionar actualizaciones del estado de las tareas y del proyecto. Estas aplicaciones están diseñadas para trabajar en torno al progreso de un proyecto o conjunto de tareas en particular. Algunos miembros involucrados en un proyecto específico pueden no estar involucrados en todos los proyectos en los que está trabajando una empresa u organización. Este tipo de herramienta de gestión de tareas separa, organiza e informa a las partes involucradas relevantes. Un gerente de proyecto deberá estar informado de todos los proyectos bajo su supervisión directa, mientras que un trabajador de nivel inferior solo puede necesitar actualizaciones de estado para el proyecto en el que está involucrado. Estos tipos de herramientas de administración de tareas también pueden actualizar automáticamente a las partes relevantes a través del correo electrónico, mensajes de texto u otros medios de comunicación digital.