Tipos de Secretarias: Conoce sus funciones y características

En entornos comerciales típicos, la mayoría de las secretarias de oficina realizan las mismas tareas administrativas básicas. En ciertos tipos de oficinas, sin embargo, las secretarias pueden especializarse en un área en particular y tener responsabilidades únicas. Algunos ejemplos incluyen secretarias ejecutivas y secretarias que trabajan en los campos legal, médico y financiero; Estos puestos a menudo requieren capacitación o experiencia adicional más allá de la realización de tareas administrativas estándar. Los asistentes virtuales, la mayoría de los cuales trabajan de forma remota en una oficina separada o fuera de sus hogares, son otra categoría de secretarias que se ha vuelto común en el lugar de trabajo moderno.

Las secretarias de oficina realizan tareas administrativas básicas.

Tradicionalmente, una secretaria de oficina es la persona responsable de manejar el trabajo administrativo de una organización, como una agencia, una corporación o una escuela. Él o ella podrían, por ejemplo, administrar las comunicaciones internas y externas, programar eventos y citas, mantener bases de datos u otros sistemas de mantenimiento de registros y asegurarse de que las actividades de la oficina se desarrollen sin problemas y de manera eficiente. Las secretarias suelen ser competentes en tecnología, teléfonos operativos, máquinas de fax, computadoras y otros equipos de oficina.

Un secretario de la junta puede hacer un registro de todas las discusiones que tienen lugar durante una reunión de la junta.

Un secretario ejecutivo suele ser el asistente del líder de una organización en particular o de un departamento dentro de una empresa. Por ejemplo, un director de una organización sin fines de lucro podría tener una secretaria ejecutiva, que luego podría supervisar a los miembros del personal de secretaría que realizan tareas administrativas de rutina. Su función a menudo incluye la coordinación del flujo de trabajo de la oficina y la delegación de responsabilidades administrativas a otros empleados.

Una secretaria de unidad realiza servicios administrativos dentro de una instalación médica.

Los secretarios legales, generalmente supervisados ??por un abogado o un asistente legal, generalmente llevan a cabo tareas administrativas relacionadas con los procedimientos legales. En comparación con otros tipos de secretarias, su trabajo podría centrarse más en la investigación. Otras responsabilidades diarias pueden incluir preparar documentos legales y programar reuniones con clientes y otros abogados.

La organización de reuniones es un aspecto de la mayoría de los trabajos de asistente administrativo ejecutivo.

Una secretaria médica normalmente tiene conocimientos especializados relacionados con la medicina o los seguros médicos. Él o ella pueden trabajar en el consultorio de un médico, una clínica o un hospital, y con frecuencia es responsable de programar citas y mantener registros de pacientes. El puesto suele requerir algunos conocimientos financieros para poder realizar trámites de facturación. Al igual que una secretaria legal , una secretaria médica también puede realizar investigaciones. Además, él o ella pueden ser asignados a un profesional médico específico, ayudándolo a escribir informes y artículos de revistas o preparándose para conferencias.

Los secretarios legales pueden centrarse más en la investigación.

A financial secretary is a professional who often works for a church or other organization that requires careful tracking of incoming and outgoing funds. In some cases, the role of financial secretary is not a paid position, but rather a voluntary seat that someone fills on a board or related group of people. He or she normally tracks financial data and might be responsible for the actual handling of funds.

Virtual assistants are typically freelancers who work from home or somewhere other than a traditional office. They rely heavily on technology since most of their work is done by computer, fax, and telephone. Their particular areas of expertise can vary. Some act as personal assistants to their supervisors, scheduling engagements and performing other clerical duties. Others might specialize in certain areas such as finance, bookkeeping, or legal or medical transcription.

Most secretaries have to have good typing skills.