Gracias a los avances en la tecnología de oficina, existen muchos tipos de sistemas de archivo empresarial entre los que elegir cuando se intenta mantener organizados y seguros los archivos importantes. Archivar es una de las formas más comunes en que las empresas almacenan registros, realizan un seguimiento de los formularios importantes, acceden a la información rápidamente y protegen los datos que deben estar disponibles a menudo durante años. Los tipos de sistema de archivo empresarial que uno elige dependen principalmente del formato en el que estarán los archivos, cómo se accederá a ellos y cuáles son las capacidades de almacenamiento de la empresa.

Un disco duro externo.

Los sistemas de archivo comerciales más comúnmente pensados ??son muebles de oficina independientes, como archivadores y cajones. Por lo general, están hechos de metal o madera y contienen grandes cajones deslizantes que son lo suficientemente grandes como para contener cientos de carpetas y archivos de papel. Desde pequeñas empresas hasta grandes oficinas corporativas, los sistemas de archivo físico para empresas se encuentran en todas las formas y tamaños para adaptarse a cualquier tipo de archivo impreso que deba almacenarse de forma segura.

Las copias impresas de los documentos comerciales deben organizarse y luego almacenarse en un archivador.

Otros tipos de sistemas de archivo comerciales comúnmente utilizados son los sistemas de almacenamiento de archivos electrónicos. Los sistemas operativos de las computadoras tienen capacidades de archivo electrónico integradas en el software para que esta sea una forma conveniente de proteger archivos de muchos tamaños y tipos. Los archivos pueden incluir documentos de texto, gráficos e imágenes, software o archivos basados ??en la web. Siempre que se crea o se comparte un nuevo archivo, los datos se pueden almacenar de forma segura en una carpeta de archivos virtual que puede ubicarse en el disco duro de una computadora individual, transportarse en un disco duro externo o almacenarse en un disco virtual con acceso a Internet.

Los archivadores son muebles imprescindibles en cualquier entorno de oficina.

Otros sistemas de archivo comercial que a menudo forman parte del ámbito electrónico de archivo son los sistemas de gestión de clientes y proveedores. Las empresas que tienen una gran cantidad de clientes y proveedores para realizar un seguimiento de la gestión de esto, almacenan la información de clientes y proveedores en una copia impresa o en formato electrónico en una configuración especial de gestión de recursos de clientes (CRM) o gestión de proveedores (VM). Esto permite que el cliente o el proveedor almacene una amplia variedad de archivos, para un acceso rápido a pedido.

Con la tecnología que mejora los procesos de muchas empresas, otros tipos de sistemas de archivo empresarial incluyen tecnologías móviles como teléfonos inteligentes y computadoras de mano. Los ejecutivos de negocios en movimiento pueden crear, cargar y compartir archivos de datos grandes usando estos dispositivos. Luego, la información se puede transferir electrónicamente por correo electrónico o conectándose a través de Internet o mediante cables directos a las computadoras del hogar o la oficina. Esto hace que sea mucho más conveniente almacenar archivos y acceder a ellos virtualmente desde cualquier parte del mundo.

Los estantes para archivadores se colocan en los cajones del gabinete para guardar los archivos.