Tipos de Trabajos del Controlador de Documentos: Descripción y Funciones

Los controladores de documentos a menudo trabajan en cumplimiento normativo para garantizar que se cumplan los protocolos de documentación.

Los trabajos de controlador de documentos implican revisar el material escrito de una empresa para asegurarse de que se adhiere a un conjunto particular de estándares. En industrias reguladas por el gobierno, como la atención médica o la educación, estos profesionales pueden ser responsables de garantizar procedimientos uniformes para la revisión de documentos, la gestión de cambios y el almacenamiento según lo exijan las agencias reguladoras. El control de documentos también puede incorporarse con otras funciones profesionales, incluidos redactores técnicos o aseguramiento de la calidad.personal. También hay una serie de paquetes de software que están diseñados para ayudar a las empresas a administrar los ciclos de vida de los documentos, y los trabajos del controlador de documentos pueden implicar trabajar con estos programas. Estos profesionales también pueden trabajar con proveedores externos, incluidos impresores, traductores y correctores de pruebas, para garantizar que se mantengan los estándares corporativos durante todas las etapas de la producción de documentos.

El control de documentos se puede incorporar con redactores técnicos.

Un área corporativa donde los trabajos de controlador de documentos a menudo están disponibles es el cumplimiento normativo . Sus puestos pueden incluir la actualización y revisión de la documentación procesal para asegurarse de que refleje las prácticas más recientes de la empresa, así como la notificación de cualquier cambio a los organismos reguladores pertinentes. Los controladores de documentos también pueden ser responsables de identificar los requisitos legales para la documentación de cambios y asegurarse de que los cambios corporativos se comuniquen y ejecuten correctamente. Los trabajos de controlador de documentos en asuntos regulatorios generalmente no son puestos de nivel de entrada, ya que requieren cierto nivel de familiaridad con la empresa o con las agencias gubernamentales que participan en la industria en particular.

Algunos controladores de documentos son responsables de garantizar que los registros necesarios se archiven correctamente y se pongan a disposición de las personas autorizadas para acceder y ver.

Otros trabajos de controlador de documentos pueden estar disponibles para solicitantes de nivel de entrada y, a menudo, implican funciones administrativas más básicas, como actualizar las bases de datos de documentos y el sistema de archivo, así como asignar números de identificación a la literatura. También pueden ser responsables de facilitar la revisión de la documentación y la auditoría por parte de grupos internos y externos. Estos deberes pueden combinarse con otras funciones administrativas generales como la entrada de datos y la gestión de archivos.

La gran mayoría de las entidades comerciales utilizan software de control de documentos para identificar, actualizar y almacenar su literatura. Algunos trabajos de controlador de documentos consisten en el uso de este software para actualizar y mantener sistemas de información electrónicos. Las personas que trabajan en esta área también pueden recopilar documentación relevante para archivar y ayudar a garantizar que los documentos públicos se adhieran a los estándares corporativos para la marca y las preocupaciones legales. También pueden asegurarse de que los registros de documentación estén actualizados y cumplan con las políticas y procedimientos relevantes para el control de documentos. Otros empleados pueden acudir a estos profesionales en busca de orientación cuando busquen literatura corporativa. También pueden ayudar con la preparación de piezas escritas, como licitaciones, propuestas y solicitudes de subvenciones, asegurándose de que cumplen con los requisitos aplicables.