¿Cuáles son los mejores consejos para archivar correos electrónicos?
Significado | Concepto | Definición:
Correo electrónico o e-mail, abreviatura de correo electrónico , es el nombre de los mensajes de texto enviados a través de Internet y recogidos por el usuario en línea o descargados a través de un cliente de correo utilizando tecnología push o pull , según el dispositivo y el programa que recibe los mensajes. El archivo se refiere a un plan de almacenamiento mediante el cual los elementos se organizan de manera lógica y accesible. También puede referirse a hacer una copia de seguridad del material. El archivo de correo electrónico se refiere a un sistema de archivo metódico para el correo electrónico que lo elimina del servidor y lo respalda de manera segura.
Se puede utilizar un disco duro externo para almacenar correos electrónicos.
Lo mejor que puede hacer primero con respecto al archivo de correo electrónico es considerar sus opciones. Decida si es suficiente tener sus correos electrónicos archivados en la nube, o si los necesita archivados en su máquina o en papel . Quizás es necesario imprimir cierto material, mientras que otro material puede permanecer en formato electrónico. Si los correos electrónicos se van a archivar en su máquina, decida si hará una copia de seguridad en un disco duro externo y también si es necesario guardar algo en un formato que no sea el formato de archivo de su cliente de correo, por ejemplo, guardado en PDF. formato de archivo.
Uno de los mejores consejos para el archivo de correo electrónico es eliminar el correo electrónico no deseado inmediatamente después de recibirlo o al verlo en su bandeja de entrada.
Generalmente, el segundo paso para crear un sistema de archivo de correo electrónico es crear una jerarquía de carpetas de almacenamiento dentro de su cliente de correo electrónico. Al hacer esto, puede separar el correo electrónico personal del correo electrónico comercial y asegurarse de que las carpetas a las que necesitará acceder con más frecuencia sean de fácil acceso. Tenga en cuenta que las carpetas se pueden reorganizar y cambiar de nombre, por lo que una vez que se completa un proyecto que tenía la máxima prioridad, es posible que desee tener una forma de archivarlo dentro del sistema de carpetas, como colocarlo en una carpeta llamada "Proyectos completados" con el año. Considere si la creación de filtros para clasificar el correo entrante directamente en carpetas le resultará útil: algunas personas confían en esta función; otros nunca lo usan.
Uno de los mejores consejos para el archivo de correo electrónico es eliminar el correo electrónico no deseado inmediatamente después de recibirlo o al verlo en su bandeja de entrada. Esto puede ahorrarle tiempo porque nunca más tendrá que revisarlo y ayudará a evitar que material innecesario llegue al archivo, donde solo se debe almacenar material de valor. Alternativamente, si le conviene más, puede realizar una eliminación masiva antes de archivar. Es posible que pueda configurar su cliente de correo para cuándo debe eliminarse el correo del servidor, pero periódicamente, es una buena idea visitar el sitio web de su ISP , ver qué hay realmente en el servidor y limpiarlo, según sea necesario. Si tiene suficiente espacio vacío en el servidor, puede optar por dejar los correos electrónicos importantes allí como un archivo adicional.
En situaciones comerciales, el cumplimiento de las regulaciones, la seguridad y la eficiencia son elementos clave para tomar una decisión sobre el archivo de correo electrónico. El archivo de correo electrónico empresarial se puede administrar mediante aplicaciones de software creadas para ese propósito y con funciones diseñadas para abordar problemas específicos de la empresa. Estos incluyen la capacidad de administrar el rastro de papel virtual y eliminar los mensajes que ya no son necesarios.
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