Los requisitos de retención de registros difieren según el tipo de negocio involucrado.

Las empresas grandes y pequeñas a menudo se enfrentan al desafío de mantener un sistema organizado de retención de registros comerciales. Por lo general, los documentos comerciales se mantienen al día con las limitaciones de tiempo locales o regionales estipuladas. Conocer los requisitos sobre qué conservar y durante cuánto tiempo se considera crucial para tener un sistema de registros adecuado.

El tamaño de la empresa generalmente determina la profundidad de un sistema de retención de registros comerciales. Algunos de los documentos comerciales que se conservan incluyen declaraciones de impuestos y archivos de personal . Los registros financieros que generalmente mantiene una empresa son los gastos operativos, las compras de capital, los recibos de ventas y los activos inmobiliarios.

Los registros financieros generalmente se conservan durante siete años.

Una empresa debe verificar los requisitos de retención de registros comerciales que se aplican en la jurisdicción que regula la industria de la empresa. Los requisitos en los Estados Unidos para la retención de registros comerciales relacionados con impuestos es que los documentos comerciales se conserven durante al menos tres años. Algunos requisitos de ingresos pueden requerir el mantenimiento de registros financieros incluso después de que haya expirado el tiempo recomendado.

Los registros de personal generalmente se conservan durante al menos cuatro años. Estos y otros registros se guardan en un lugar seguro, especialmente aquellos que contienen información privada sobre empleados pasados ??y actuales. Por lo general, se mantienen registros completos de cuándo se presentaron y pagaron los impuestos sobre la nómina .

En la mayoría de los casos, los registros financieros se mantienen durante un mínimo de siete años. Los estados de cuenta de instituciones financieras, listas de inventario y estados de resultados anuales son algunos de los tipos de documentos que podrían incluirse. Mantener buenos registros financieros podría minimizar la exposición de una empresa a asuntos legales.

Las empresas también pueden encontrar que es beneficioso tener un sistema de depuración para deshacerse de documentos comerciales antiguos o irrelevantes. Una política para un sistema de retención de registros comerciales podría ayudar a agilizar el proceso y garantizar que todos los empleados sigan las mismas prácticas. Por lo general, esta es una parte continua del proceso para mantener registros comerciales adecuados.

Por lo general, es una buena idea tener un espacio de almacenamiento adecuado si los documentos comerciales se guardan en el lugar. También es una práctica general mantener un archivo electrónico de registros comerciales. De esa manera, los documentos pertinentes siguen estando accesibles y la empresa puede evitar un cierre en caso de que un incendio u otro desastre destruya los documentos comerciales en papel.

La mayoría de las empresas pueden optar por utilizar una empresa de gestión de almacenamiento de registros. Esto tiene el potencial de liberar tiempo de la organización para centrarse en cuestiones relacionadas con el negocio, en lugar de la gestión de la retención de registros comerciales. Cualquier posible preocupación con la subcontratación del sistema de retención de registros comerciales podría reducirse. Una empresa de renombre generalmente describirá sus características y prácticas de seguridad para el mantenimiento de documentos comerciales.