Un consejo para redactar documentos de proceso claros y eficaces es utilizar un lenguaje fácilmente comprensible.

La documentación del proceso empresarial es el proceso de crear un registro escrito de los pasos asociados con un proceso o procedimiento empresarial específico. Dicha documentación ayuda a estandarizar los procedimientos y establecer las mejores prácticas . Los consejos para crear documentos de proceso claros y efectivos incluyen el uso de un lenguaje fácilmente comprensible, hacer que varias partes revisen la documentación y redactar tanto documentos detallados como hojas de trucos simplificadas.

Muchas empresas crean documentación de procesos comerciales con fines de formación. Esto significa que es probable que muchas personas que pueden tener niveles de comprensión muy diferentes lean los documentos. Para garantizar la máxima eficacia, los documentos del proceso deben ser fácilmente comprensibles para cualquier persona que pueda utilizarlos.

Los expertos a menudo recomiendan escribir dichos documentos en un lenguaje equivalente a un nivel de lectura de noveno grado. Los escritores también deben evitar el uso de jerga técnica o de la industria. Cuando se deben utilizar siglas o términos de la industria, primero deben definirse claramente. También es aconsejable incluir una lista de definiciones al crear la documentación del proceso empresarial.

Si bien la documentación de los procesos comerciales a menudo la completa una persona capacitada en el desarrollo de dichos documentos, es importante que otros revisen los documentos antes de que se pongan en uso común. Si la persona que escribe la documentación no es un experto en el proceso que se está documentando, dicho experto debe realizar una revisión para asegurarse de que el contenido sea técnicamente correcto. Los documentos también deben ser revisados ??por al menos una persona que no esté familiarizada con el proceso para que se puedan identificar las instrucciones poco claras o los pasos faltantes.

Los documentos detallados son una parte esencial de la documentación del proceso empresarial. Los documentos explican todos los pasos involucrados en un proceso y también pueden proporcionar información adicional, como requisitos del programa de software, restricciones legales e información de contacto para varios pasos. Si bien los documentos son fundamentales para una explicación completa del proceso, pueden ser demasiado largos o voluminosos para poder utilizarlos a diario.

Una solución a este problema es crear una hoja de trucos que aborde solo los pasos más críticos y sirva como recordatorio una vez que se haya leído toda la documentación del proceso. Estas hojas de trucos deberían proporcionar una manera fácil de encontrar información básica sobre cada paso. Puede ser conveniente proporcionar la página o el número de capítulo donde se puede encontrar la información en la documentación completa para que el lector tenga una referencia si necesita detalles adicionales. Estas hojas se presentan a menudo como diagramas de flujo o esquemas.