¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de activos de datos?

La empresaria hablando por un teléfono móvil

La gestión de activos de datos es la práctica de almacenar y organizar información que tiene valor para una organización. Los videos, textos y grabaciones de audio pueden ser considerados activos de datos por instituciones como museos y bibliotecas. También se dice que las empresas que compilan listas de información de clientes y registros de transacciones tienen activos de datos. Uno de los mejores consejos para practicar la gestión de activos de datos es encontrar un software de gestión de datos que se adapte a las necesidades de su organización. A continuación, puede ser útil desarrollar un plan para implementar un nuevo sistema con cuidado, lo que puede implicar mover datos de una base de datos antigua a una nueva y capacitar a los empleados en el uso de interfaces.

La mayoría de las organizaciones trabajan con activos digitales. En otras palabras, en lugar de archivar documentos en papel, las organizaciones tienden a almacenar la información más importante en formularios digitales. Esto permite a los administradores de datos crear archivos de respaldo y ahorrar espacio y crear procesos eficientes de registro y recuperación de datos.

El software para la gestión de activos de datos puede variar de simple a complejo. Algunas de las características más básicas del software de activos de datos permiten un flujo de trabajo más fluido. En estos casos, el software puede permitir a los usuarios mover datos de un departamento a otro. Un documento o video puede ser editado por un usuario, guardado y transferido a otro usuario, quien puede realizar más ediciones.

El software de gestión de activos complejo puede incluir reconocimiento óptico o de voz. El reconocimiento óptico puede ser útil para los profesionales que necesitan contar la cantidad de veces que se usa un logotipo o una imagen en un anuncio de video. El reconocimiento de voz puede resultar útil para gestionar grabaciones de audio.

Antes de elegir el software, un buen consejo podría ser estudiar los modelos comerciales y determinar qué pasos y recursos se necesitan para optimizar el flujo de trabajo. Esto puede darle una mejor idea de las funciones que necesita. El software que es más complejo tiende a ser más caro, aunque al mejorar los procesos, una organización puede reducir los costos, convirtiéndolo en una opción más rentable a largo plazo.

Los expertos en gestión de datos creen que un error común que cometen muchos administradores de activos es que intentan implementar cambios demasiado rápido. Si bien puede resultar tentador implementar un nuevo sistema de inmediato, esto puede generar altos costos e ineficiencias. En cambio, podría ser aconsejable mover los datos lentamente de un sistema antiguo a uno nuevo. Del mismo modo, podría ser una buena idea implementar una función a la vez.

Al implementar lentamente un nuevo sistema de gestión de activos de datos , los gerentes también tienen la oportunidad de capacitar a los empleados en el uso de interfaces de software. Evaluar la competencia de los usuarios en el uso de software antes de hacer oficial un nuevo sistema puede reducir la aparición de errores en el extremo del usuario. Una implementación cuidadosa también les da a los gerentes tiempo para reconocer y corregir fallas en un sistema.