¿Cuáles son los mejores consejos para la implementación del flujo de trabajo?

Antes de elegir un sistema de flujo de trabajo, es posible que desee que un consultor realice un análisis del flujo de trabajo.

El flujo de trabajo describe los pasos de un proceso. En la mayoría de los casos, el término se usa para describir un modelo de trabajo. Por ejemplo, un gerente de una compañía de seguros que espera mejorar la eficiencia podría analizar el flujo de trabajo, que incluye los departamentos por los que pasa un reclamo, la velocidad a la que pasa un reclamo y la fluidez de la comunicación entre varios departamentos. Cuando un gerente practica la implementación del flujo de trabajo, está introduciendo un nuevo procedimiento en las operaciones diarias de una organización. Los mejores consejos para la implementación del flujo de trabajo normalmente incluyen un plan o modelo que aborde las deficiencias pasadas, la inclusión de nueva tecnología y la capacitación de los empleados.

Para asegurarse de que la implementación de un nuevo flujo de trabajo valga la pena, un gerente debe primero ser consciente de las fallas de un sistema anterior. En la mayoría de los casos, el flujo de trabajo no es efectivo cuando genera desperdicio y aumenta el costo. La pérdida de tiempo entre las etapas de un proceso, la comunicación poco clara entre los departamentos y los conjuntos de datos que se contradicen entre sí pueden ser síntomas de un modelo de flujo de trabajo que funciona mal . Estos problemas ralentizan la producción, dan como resultado un mal uso de la mano de obra y una tecnología que no se utiliza con un efecto óptimo.

Un gerente que practica la implementación del flujo de trabajo debe enumerar los problemas existentes y ubicar en qué parte del sistema están ocurriendo estos problemas. En algunos casos, la creación de nuevos protocolos puede reducir el número de errores y los casos de información inexacta. La eficiencia de los procesos a menudo puede mejorar con la introducción de nueva tecnología.

Un buen consejo para los gerentes que se ocupan de procesos complejos es introducir un software que permita un flujo de trabajo automatizado . Este método de implementación del flujo de trabajo requiere que un gerente cree un modelo de proceso que luego puede ingresar en un programa de computadora. La mayoría del software permite a los usuarios acceder a documentos de plantilla y les permite personalizar interfaces para satisfacer las necesidades de una organización. El flujo de trabajo automatizado es especialmente útil en contextos en los que los documentos pasan por etapas similares día tras día, lo que permite un flujo de trabajo ordenado y eficiente.

Con la implementación del flujo de trabajo surge la necesidad de capacitar a los empleados. Muchos gerentes descubren que la mayoría de los trabajadores aceptan nuevos modelos de flujo de trabajo si se les hace comprender cómo un nuevo modelo puede ser más eficiente que un proceso antiguo. Algunos trabajadores pueden resistirse al principio, aunque las técnicas básicas de liderazgo y motivación empresarial a menudo pueden ser efectivas para ayudarlos a adoptar nuevas prácticas.

Los gerentes que implementan nuevos modelos de flujo de trabajo deben hacerlo lentamente, lo que les da a los trabajadores mucho tiempo para aprender nuevas tecnologías. La competencia de los empleados en el uso de nueva tecnología debe evaluarse antes de completar la implementación. Del mismo modo, los nuevos modelos de flujo de trabajo a menudo deben ajustarse mediante prueba y error. Esto significa que un gerente puede beneficiarse de poner a prueba un proceso en áreas más pequeñas y luego expandir gradualmente la implementación.