¿Cuáles son los pasos para la conciliación de inventario?

El método de inventario perpetuo registra la información de inventario después de que se ha realizado una compra.

La conciliación de inventario implica dos pasos: físico y contable. Pasos de inventario físico que incluyen tomar un registro de inventario escrito y compararlo con los bienes reales en los almacenes de la empresa. El conteo de productos obsoletos y dañados también es una actividad de conciliación. Los pasos de conciliación en el lado de la contabilidad incluyen la verificación de que todas las compras de inventario se registran, ingresando ajustes del conteo físico y analizando las diferencias en dólares entre meses. La frecuencia con la que se concilia el inventario depende del tamaño, la ubicación y el tipo de inventario en las operaciones de una empresa.

Un contador registra el inventario financiero de forma periódica utilizando el sistema de inventario periódico.

Los dos tipos de sistemas de inventario que son comunes en los negocios son periódicos y perpetuos. Ambos involucran tareas o actividades que se relacionan con los métodos físicos y contables de conciliación. El sistema periódico es algo más fácil, ya que solo requiere el registro de información de inventario financiero de forma mensual, trimestral o anual. Por ejemplo, el libro mayor incluirá una cifra inicial para el trimestre. Los contadores sumarán las compras totales de inventario para este período de tiempo, deducirán las ventas y los ajustes y luego presentarán una cifra final en el balance general de la empresa .

Se pueden usar dispositivos portátiles para rastrear el inventario.

Los recuentos de inventario físico según el método periódico suelen ser trimestrales o anuales. Pueden ser necesarios recuentos más frecuentes si se produce un robo o si una cantidad significativa de productos del inventario terminan continuamente dañados durante los procesos de la empresa.

El método de inventario perpetuo registra y concilia la información de inventario después de cada compra, venta o ajuste en la cuenta del libro mayor . La conciliación de inventario bajo el método perpetuo es mucho más precisa que el sistema periódico. Las empresas con productos de inventario individuales o únicos a menudo utilizarán el sistema perpetuo debido a la gran variedad de productos dentro del almacén de la empresa . Los recuentos de inventario físico suelen ser anuales, aunque los recuentos cíclicos pueden ser más frecuentes. Los recuentos cíclicos ayudan a mantener registros semanalmente para garantizar que no se realicen ajustes significativos en el libro mayor de la empresa al mismo tiempo.

Las empresas pueden completar la conciliación de inventario de forma periódica o perpetua.

Mantener un recuento de inventario preciso también puede afectar la responsabilidad fiscal de una empresa . Los municipios federales, estatales o locales pueden imponer impuestos sobre el saldo no vendido del inventario en función de la información contable de la empresa. Los saldos inexactos pueden hacer que las empresas tengan que pagar más dinero en impuestos debido a información de inventario defectuosa. Además, el pago de impuestos sobre bienes dañados, obsoletos o que de otro modo no se pueden vender da como resultado una mayor pérdida de dinero debido a cifras deficientes de inventario.

Algunas industrias, como los concesionarios de automóviles o los fabricantes de máquinas, pueden necesitar realizar una conciliación de inventario para determinar cuándo bajará el valor del inventario según la antigüedad. Estos artículos caros se depreciarán "en el lote", lo que significa que la empresa ya no puede venderlos por el precio completo. Esto da como resultado una pérdida extraordinaria por amortizaciones de inventario.