La caja chica se mantiene disponible para que las empresas realicen compras relativamente pequeñas.

La caja chica es una pequeña cantidad de dinero utilizada por los empleados de una empresa para gastos imprevistos por debajo de cierta cantidad, generalmente alrededor de $ 50 dólares estadounidenses (USD) en los Estados Unidos. Muchos oficiales financieros están de acuerdo en que, en ciertos casos, no es rentable, sin mencionar una pérdida de tiempo, emitir un cheque por los gastos de las pequeñas empresas . Algunos usos comunes de la caja chica incluyen la compra de suministros de oficina y el pago de comidas, entretenimiento, transporte local y otras tarifas diversas. También se puede utilizar para proporcionar reembolsos o cambios a los clientes. Independientemente de su uso, generalmente se requiere documentación para contabilizar los fondos a fin de evitar posibles problemas de auditoría.

Los miembros del personal de ciertas empresas suelen utilizar la caja chica para viajar en taxi.

A veces llamada cuenta de anticipos, el dinero de un fondo de caja chica se puede utilizar para reembolsar a los empleados los gastos anteriores relacionados con el negocio, o se puede reservar para gastos anticipados. A menudo se permite que los fondos se utilicen para dar cambio a los clientes que también compran bienes o servicios de la empresa. Además, la caja chica se gasta con frecuencia en suministros de oficina o necesidades de laboratorio, pero generalmente no se destina a la compra de artículos grandes. Por el contrario, generalmente se gasta en gastos imprevistos, como papel y bolígrafos. Además, los departamentos académicos de muchas universidades que utilizan sujetos humanos en sus estudios reembolsan a los sujetos utilizando la caja chica.

En general, la mayoría de los gastos de bolsillo menores incurridos por un empleado durante el curso de sus negocios son elegibles para reembolso de caja chica, dependiendo de las políticas particulares del empleador. Los miembros del personal de ciertas empresas a menudo pagan los viajes locales, incluido un autobús, taxi o metro, por los que pueden recibir un reembolso. Los eventos de oficina, como reuniones de personal o fiestas, también se pueden financiar con caja chica, al igual que ciertas comidas de negocios y otros entretenimientos económicos.

Existen ciertas limitaciones y exenciones relacionadas con el uso de un fondo de caja chica. Por ejemplo, por lo general no se permite su uso como un fondo de cambio de cheques o una fuente para un adelanto de salario . Si la empresa está ubicada en los EE. UU., Es posible que también haya que tener en cuenta ciertas exenciones de impuestos sobre las ventas, según el estado. Además, la cantidad de dinero en una cuenta de caja chica puede aumentarse o disminuirse según sea necesario, sujeto a las políticas de la organización.

Por lo general, se asigna un empleado supervisor de la empresa como custodio de los fondos de caja chica, y el mantenimiento del fondo requiere documentación precisa para fines contables. Por ejemplo, generalmente es una buena idea que los empleados usen formularios de solicitud y recibos detallados cuando manejan caja chica. Estos formularios, también conocidos como comprobantes de caja chica, generalmente están disponibles en las tiendas de suministros de oficina.