Mucha gente usa la videoconferencia como medio de comunicación. Este tipo de técnica de comunicación tiene el beneficio adicional de poder ver a las partes que tienen lugar en la conferencia, lo cual es diferente a las técnicas de comunicación de solo audio. Hay varios equipos diferentes que se necesitan según el tipo de videoconferencia que se esté llevando a cabo. En general, sin embargo, todo lo que se necesita es una cámara web , un micrófono y una computadora.

Las videoconferencias pueden ayudar a reducir los gastos de viaje de una empresa.

Si bien algunos sistemas informáticos se habilitan para videoconferencias tan pronto como salen de la caja, otros requieren equipo adicional para configurar la plataforma adecuada. Los requisitos más comunes son un micrófono, parlantes y una cámara web. Algunas personas optan por comprar software de videoconferencia para instalarlo en su computadora, pero este software no es necesario. Hay varios tipos diferentes de programas de videoconferencia basados ​​en Internet disponibles que se pueden descargar y usar de forma gratuita. Algunas personas pueden optar por comprar software de conferencias, sin embargo, cuando se necesitan funciones especiales.

Por lo general, se utiliza una cámara web para realizar una videoconferencia.

Las cámaras web están disponibles en una amplia gama de precios y opciones, aunque, muchas veces, la computadora que se utiliza para realizar la videoconferencia tendrá una incorporada. Cuando un pequeño grupo de dos a ocho personas participa en una videoconferencia, generalmente solo se necesita una cámara web. Sin embargo, hay ocasiones en las que cada persona que participa en una videoconferencia preferirá tener su propia cámara web. Cuando esto ocurre, el software de videoconferencia que se utiliza para facilitar la reunión, ya sea de compra propia o basado en la web, debe admitir más de una cámara.

Un buen micrófono es una parte fundamental de la videoconferencia. Para que los participantes se comuniquen más eficazmente entre sí, es posible que cada uno desee tener su propio micrófono, ya que un solo micrófono puede no tener el alcance para captar voces en toda la sala. Hay muchos tipos diferentes de micrófonos disponibles en el mercado que pueden usarse para ayudar a facilitar una videoconferencia. Estos micrófonos van desde auriculares hasta micrófonos de mano, desde omnidireccionales a multidireccionales, y más.

Además de un monitor de computadora , algunas personas optan por utilizar monitores suplementarios durante una videoconferencia. Esto ocurre especialmente cuando la videoconferencia que se está llevando a cabo involucra a un gran número de personas. Cuando más de 20 personas participan en una videoconferencia, una pantalla de proyección suele ser el mejor tipo de monitor para usar, ya que esto permite que todos los asistentes vean claramente lo que está sucediendo. También se deben configurar varios oradores cuando un gran número de personas participe en una videoconferencia para que el audio se pueda escuchar claramente en toda la ubicación.