Establecimiento de Cita: Funciones, Beneficios y Ejemplo

Un coordinador de citas puede trabajar en un centro de llamadas.

La configuración de la cita es simplemente llamar a tantas personas como sea posible, calificarlos como posibles clientes y pedirles que programen una cita con un vendedor o representante. Los profesionales y empresarios no quieren perder tiempo ni dinero conociendo personas que no tienen intención de comprar su producto o servicio. Estas empresas confían en los programadores de citas para asegurarse de que no se pierda tiempo. La configuración de la cita comienza llamando a las personas cuyos nombres aparecen en una lista de prospectos y determinando si es necesaria una reunión para brindar más información, realizar una venta o hacer un seguimiento. Los servicios de establecimiento de citas profesionales pueden proporcionar uno de los métodos menos costosos mediante el cual las empresas pueden generar clientes potenciales y calificar a los clientes potenciales.

Los prospectos de llamadas en frío pueden ser una de las tareas más desafiantes para un profesional de negocios. Aunque puede ser difícil, estas llamadas deben realizarse para que algunas empresas sean rentables. Los organizadores de citas profesionales se presentan como especialistas en llamadas en frío. Se ponen en contacto con las personas de una lista que puede contener cientos o miles de nombres. Las habilidades necesarias para este puesto incluyen perseverancia, amabilidad y persuasión. El organizador de la cita también debe poder manejar cualquier objeción de manera efectiva. La mayoría de los programadores de citas trabajan hasta ocho o más horas al día llamando a los prospectos, haciendo algunas preguntas de calificación y organizando una reunión para que otra persona haga un seguimiento.

El proceso real de configuración de citas comienza con una lista de contactos y números de teléfono. Usando criterios de calificación muy amplios, cientos de miles de nombres pueden terminar en esta lista de llamadas. Los especialistas en establecimiento de citas comenzarán a llamar a las personas de esta lista para determinar si cumplen con criterios más específicos. Por ejemplo, un programador de citas que desea programar reuniones para un agente de seguros de automóvil puede hacer preguntas sobre las necesidades de seguro de automóvil de un cliente potencial, la cantidad que paga en primas, sus hábitos de conducción y si desea ahorrar dinero. Dado que es posible que se les pague más por programar una reunión, los especialistas en programación de citas suelen realizar una gran cantidad de llamadas telefónicas para programar tantas citas como sea posible.

A veces, es posible que los empresarios no tengan la habilidad para realizar llamadas en frío efectivas a clientes potenciales o generar clientes potenciales. La contratación de un servicio de establecimiento de citas libera más tiempo para que los vendedores pasen en reuniones cara a cara con posibles clientes calificados. Estos servicios también pueden ayudar a identificar los mercados objetivo y los clientes ideales y desarrollar scripts de llamadas en frío diseñados para atraer a las personas en esas listas. Muchos de estos servicios proporcionan datos detallados sobre la cantidad de llamadas realizadas y los clientes potenciales creados. Al comparar el costo de estos servicios con el tiempo necesario para generar clientes potenciales y establecer citas, un servicio profesional puede proporcionar una solución rentable para conseguir nuevos clientes.