¿Qué es el mantenimiento de listas?

Un tipo de transacción o actividad que tiene lugar durante el mantenimiento de la lista se conoce como eliminación o eliminación.

El mantenimiento de listas es el proceso de mantener actualizado un listado de cualquier tipo. Las empresas operan con una serie de listas en toda la estructura corporativa, con listados de clientes y listas de proveedores aprobados como dos ejemplos principales. El concepto general de mantenimiento de listas se refiere a mantener estas y otras listas importantes propiedad de la empresa lo más precisas y oportunas posible. Esto significa que el proceso de mantenimiento de estas listas es una actividad continua que debe realizarse a intervalos regulares.

Hay tres tipos básicos de actividades o transacciones que ocurren durante el proceso de mantenimiento de la lista. La primera actividad se conoce como complemento. Esto simplemente significa que se agrega cualquier dato nuevo relevante para la lista. Por ejemplo, si la empresa establece un acuerdo contractual con un nuevo proveedor, ese proveedor se agrega a la lista de proveedores aprobados, que a menudo incluye información clave como los nombres y puestos de los contactos clave, las fechas de inicio y finalización del contrato y cualquier otra información. los detalles que son necesarios para brindar adecuadamente los servicios a ese cliente.

El segundo tipo de transacción o actividad que tiene lugar durante el mantenimiento de la lista se conoce como eliminación o eliminación. En este caso, los datos que se incluyeron anteriormente en la lista se eliminan o eliminan. Si un cliente opta por cerrar su cuenta y liquidar los saldos pendientes en su totalidad, esa cuenta se elimina de la lista de clientes activos. Mientras que algunas empresas simplemente descartan estos datos, otras toman la información del cliente eliminada y archivan los datos en una lista que está reservada para clientes anteriores.

Un paso o transacción final asociado con el mantenimiento de la lista se conoce como cambio. Esto normalmente implica actualizar algún tipo de información que ya está en una lista existente. Si un cliente se somete a una fusión y comienza a hacer negocios con un nuevo nombre de empresa, ese nuevo nombre reemplaza al antiguo nombre en todos los registros de clientes mantenidos por el proveedor. Con un perfil de cliente que contiene el nombre de los principales responsables de la toma de decisiones dentro de la organización, un cambio puede implicar eliminar el nombre de alguien que ha dejado la empresa y sustituir el nombre de su sucesor en el mismo campo de la lista.

Con cualquier tipo de actividad de mantenimiento de listas, la idea es mantener la lista actualizada. Hacerlo ayuda a minimizar la oportunidad de desperdiciar tiempo y recursos por el uso de información obsoleta o que ya no es relevante. Por ejemplo, mantener información actualizada en una lista de clientes ayuda a garantizar que si el proveedor desea realizar una campaña de correo directo utilizando la lista, no se enviarán piezas de correo a antiguos clientes o contactos que ya no están asociados con las empresas que conforman la base de clientes actual.