¿Qué es el servicio de nómina?

Un servicio de preparación de nóminas ayuda a las empresas a administrar su nómina.

Generalmente, a los empleados se les paga a una tarifa fija, ya sea por horas o por salario . En los Estados Unidos, los empleadores están obligados a pagar el Seguro Social , Medicare , compensación laboral, impuestos estatales, federales y, a menudo, locales por cada empleado. Un empleador también debe deducir una parte de estos impuestos y otras tarifas del cheque de pago de los empleados, y todas estas transacciones deben registrarse para fines fiscales y de auditoría.

Un servicio de nómina es una empresa que, por una tarifa, se encarga de todas estas funciones de forma independiente, liberando el tiempo del propietario de la empresa para asuntos más importantes. Una vez que se establece una cuenta, el empleador simplemente proporciona el servicio con una lista de todos los empleados, las horas que trabajaron y cualquier variación. Luego, estos datos se procesan y los fondos se transfieren del banco del empleador a la cuenta del servicio de nómina. A los empleados se les paga mediante cheque estándar o depósito directo . Luego, el empleador recibe informes de nómina e impuestos.

Un servicio de preparación de nóminas puede imprimir cheques de pago.

Un servicio de nómina a menudo también ofrece otros servicios. Los empleadores pueden encargarse de la gestión de los servicios de jubilación y administración de beneficios de la empresa. También se pueden realizar un seguimiento de las vacaciones y el tiempo libre. Algunos servicios incluso ofrecen la opción de administrar los pagos de impuestos del empleador, manejar los problemas de administración de tiempo y mano de obra, ayudar con el cumplimiento de impuestos, administrar los gastos e incluso asistencia previa a la selección. El servicio también maneja rutinariamente el papeleo necesario para el depósito directo de los cheques de pago de los empleados. Las tarifas por los servicios varían según el tamaño de la cuenta y los tipos de servicios prestados. Normalmente, hay un cargo por persona, más un cargo por cheque emitido.

Los servicios de nómina suelen realizar un seguimiento del tiempo de vacaciones de los empleados.

La primera empresa de servicios de nómina fue fundada en 1949 por el exsenador de Nueva Jersey Frank Lautenberg y los hermanos Henry y Joseph Traub. Inicialmente llamada Nóminas Automáticas, la compañía ofrecía servicios simples usando una calculadora electromecánica y una máquina contable Comptometer . Nóminas automáticas, que más tarde pasó a llamarse Procesamiento automático de datos (ADP), se mantuvo al día con la tecnología. ADP se convirtió en pionera en el uso de la contabilidad computarizada, comenzando con tarjetas perforadas y terminando con la tecnología más sofisticada de la industria.

Los servicios de nómina a menudo tienen acceso a los registros financieros confidenciales de varias empresas.

ADP creció adquiriendo empresas de nómina más pequeñas y finalmente se hizo pública en 1961. La empresa ha seguido creciendo y es reconocida como líder en la industria de servicios de nómina con más de 500.000 clientes y una plantilla de más de 40.000 personas. Hoy, ADP maneja no solo las nóminas, sino que también maneja una variedad de servicios de corretaje y distribuidores.

El éxito de ADP sirvió como un modelo de negocio de servicios de nómina, y este concepto continúa evolucionando con mejoras en la tecnología. Hoy en día, muchos servicios interactúan con sus clientes directamente a través de Internet. Un cliente puede simplemente ingresar datos de nómina en su portal web y la transacción se procesa inmediatamente. El cliente tiene acceso a todos los registros de nómina y personal, y esta información puede actualizarse cuando surja la necesidad. Se puede acceder rápidamente a los informes, simplificando las tareas de nómina corporativas y eliminando errores costosos.

Por lo general, a los empleados se les paga por horas o por salario.

La proliferación del servicio de nómina computarizado ha dado lugar a algunos casos de fraude y robo de fondos. Por lo tanto, es fundamental investigar un poco para garantizar que una empresa determinada sea respetable y confiable. Esta empresa, después de todo, tendrá acceso a los registros más confidenciales de una empresa, incluida su cuenta bancaria. Además, si un servicio no cumple con los pagos de impuestos a tiempo, la empresa será responsable y será multada en consecuencia. Debido a que estos casos son generalmente raros, los beneficios de utilizar un servicio de nómina superan a los riesgos.