El soporte de la oficina principal implica una serie de tareas laborales que se requieren para mantener las operaciones diarias de una empresa funcionando sin problemas. Estas tareas a menudo incluyen atender las llamadas telefónicas de los clientes a los departamentos correspondientes, responder a las preguntas de los clientes, archivar documentos, ingresar datos en programas de software relevantes y procesar transacciones financieras. Varios tipos de trabajos de soporte de oficina se adaptan a diferentes empresas y organizaciones. Las oficinas de atención médica, legal, educativa y de pequeñas empresas tienen responsabilidades únicas, aunque el propósito general de una oficina de atención al público es presentar una imagen profesional y eficiente de la organización al público.

Una recepcionista en una oficina.

Varios trabajos de recepción incluyen los de empleados, recepcionistas y asistentes administrativos. Estos trabajos suelen tener distintos niveles de responsabilidad, según la experiencia y la educación de los empleados, y las tareas asociadas a veces pueden superponerse para el personal de la oficina principal en organizaciones pequeñas. Los archivadores suelen ser responsables de mantener registros organizados de los documentos impresos y de ingresar la información actual del cliente en una base de datos de computadora o programas de hojas de cálculo . Los recepcionistas saludan principalmente a los clientes que ingresan a la recepción y responden las llamadas telefónicas entrantes, y también suelen transferir llamadas a otros departamentos a través de un sistema telefónico de varias líneas. Los asistentes administrativos pueden realizar estas presentaciones y servicio al cliente. tareas además de organizar los horarios diarios de su empleador y procesar una variedad de documentos.

Una recepcionista debe tener excelentes habilidades telefónicas.

Dependiendo del tamaño y los recursos de una empresa determinada, el personal de soporte de la oficina central también puede ser responsable de algunos tipos de transacciones financieras de los clientes. Pueden procesar pagos con tarjeta de crédito por productos o servicios y emitir a los clientes los recibos de estos pagos. Algunas organizaciones que subcontratan el procesamiento de su nómina pueden requerir que uno de los trabajadores de apoyo de la oficina principal recoja los cheques terminados de la empresa de nómina. Este empleado es a veces responsable de distribuir los cheques al resto de la oficina de manera oportuna.

Dado que un sistema de soporte de front office es una parte importante de cualquier organización, muchas empresas realizan un análisis de front office a intervalos regulares. Este tipo de estudio de control de calidad examina la eficiencia, organización y profesionalismo del personal de la oficina principal y formula formas de realizar las mejoras necesarias. Los resultados de un análisis de la oficina principal a veces forman la base para las decisiones de ascenso y aumento de sueldo de los empleados de la oficina principal. El personal de soporte de la recepción que recibe críticas positivas de un análisis suele ser el que puede interactuar bien con los clientes, trabajar en equipo y realizar sus funciones con pocos o ningún error.