¿Qué es Gestión de Procesos?

Significado de Gestión de Procesos

La gestión de procesos es una serie de técnicas, habilidades, herramientas y métodos que se utilizan para controlar y gestionar un proceso empresarial dentro de un gran sistema u organización.

El término se usa más comúnmente en análisis de negocios , estudios de productividad e ingeniería de sistemas . El propósito de la gestión de procesos es identificar y documentar claramente todos los pasos y acciones tomadas para completar un proceso o flujo de trabajo.

Un gerente de procesos puede diseñar, optimizar y supervisar las tareas que utilizan los trabajadores para producir bienes.

Este tipo de trabajo requiere una gran atención al detalle, excelentes habilidades de comunicación escrita, habilidades de análisis y la capacidad de cumplir objetivamente los requisitos del proyecto.

La gestión de procesos implica documentar el proceso actual, evaluar el tiempo y el nivel de esfuerzo, así como analizar la eficiencia, los cuellos de botella y los costos generales del proceso. Los ejercicios de reingeniería o gestión de procesos empresariales suelen comenzar con el análisis de procesos.

La gestión de procesos requiere un ojo para los detalles y habilidades de comunicación superiores.

Estos tres elementos siguen siendo los mismos, independientemente de la industria o sector. Vale la pena señalar que una estricta adherencia a un proceso formal de gestión de procesos es un método reconocido de contención de costos.

Mediante una revisión completa y reflexiva de todos los pasos de un proceso empresarial, es posible ahorrar una cantidad significativa de dinero y recursos en toda la organización.

En muchos casos, cada unidad individual ignora estas ineficiencias, ya que son pequeñas e intrascendentes. Sin embargo, en toda la organización, pueden resultar en una reducción significativa de costos y una mayor eficiencia.

En el proceso de gestión de procesos estándar, el primer paso es la revisión del proceso existente. Esto generalmente incluye leer el manual de operaciones, hablar con el personal y observar las actividades. No es raro que el proceso real difiera de los pasos escritos.

A menudo, esto se debe a manuales desactualizados o al fracaso del manual para capturar realmente todos los pasos y sus implicaciones.

La observación del personal es una forma de determinar el tiempo necesario para cada paso de un proceso. Otra forma es simplemente medir el tiempo requerido para completar un proceso completo y determinar el tiempo promedio para cada paso.

La forma más eficaz es dedicarle un corto período de tiempo a cada función.

Trabajar en un puesto, especialmente en un entorno de producción o fabricación, resalta rápidamente los problemas, fortalezas y debilidades del proceso actual. También brinda una oportunidad para que el personal vea un compromiso para comprender realmente el proceso y puede generar más discusiones.

Hable con el personal y los supervisores para comprender realmente sus ideas y ver dónde se pueden realizar mejoras.