¿Qué es la administración electrónica?

Presentar y pagar impuestos en línea es solo una característica de una administración electrónica integral.

El término administración electrónica se refiere al método de automatizar funciones administrativas clave utilizando tecnologías electrónicas e informáticas. El principal objetivo de la administración electrónica es reducir el desperdicio de papel y espacio mediante la conversión de documentos y archivos importantes en archivos electrónicos. Esta estrategia se ha vuelto popular en muchas industrias en las que el papeleo pesado es una parte importante de la realización de negocios, como las agencias de atención médica, legales, científicas y gubernamentales. Las empresas privadas también han adoptado la administración electrónica en un esfuerzo por ahorrar tiempo y recursos.

En las empresas que utilizan la administración electrónica, personas no autorizadas pierden menos papeleo o lo manipulan incorrectamente. Los archivos se recuperan electrónicamente, por lo que se deja un código electrónico para rastrear quién accedió a los documentos. Este sistema puede brindar seguridad en una empresa al limitar quién puede ver ciertos archivos y requerir autorización para cualquier otra persona que necesite acceder a ciertos registros. Esto es especialmente importante en industrias donde la confidencialidad del paciente o del cliente es importante.

La administración electrónica también se está convirtiendo en una práctica común en el mundo empresarial a medida que más profesionales utilizan el correo electrónico , el procesamiento de textos y las redes sociales. Estos métodos electrónicos de comunicación permiten a las personas compartir información, documentos y registros sin problemas a través de Internet en lugar de esperar por los servicios tradicionales de correo y mensajería. Con las prácticas de oficina automatizadas, los mensajes se transmiten a la velocidad del rayo, lo que hace que los procesos sean mucho más eficientes. La administración electrónica elimina las molestias de imprimir, enviar, archivar y entregar documentos en papel.

Los consumidores se benefician de la administración electrónica, ya que influye en la forma en que compran, compran y venden bienes o acceden a los registros. Los ciudadanos privados pueden obtener apoyo de agencias gubernamentales y organizaciones financieras a través de Internet a través de procesos electrónicos, en lugar de verse obligados a viajar a edificios de oficinas. Los ciudadanos pueden pagar impuestos, obtener tarjetas de identificación de reemplazo y hacer cambios de dirección electrónicamente por teléfono o computadora. Los consumidores pueden buscar necesidades y solicitar información o realizar compras de la misma manera.

En algunas industrias, la administración electrónica es un requisito. Como parte de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico ( HIPAA ) de 1996, el Congreso de los Estados Unidos requirió que todas las instalaciones de atención médica almacenen los registros de los pacientes en un sistema electrónico seguro. Esto ha allanado el camino para que otras industrias sigan su ejemplo en el desarrollo de políticas similares. Esto ha cambiado la forma en que muchas empresas manejan los registros y probablemente se convertirá en un requisito para todas las organizaciones en el futuro.