La gestión de proyectos ajustada busca enfocar la gestión de proyectos hacia el corte de elementos no esenciales. El objetivo es reducir costos, eliminar cuellos de botella y mejorar la productividad general. Como subproducto, la gestión en sí a menudo se simplifica.

La gestión ajustada de proyectos puede significar que colaboran menos personas.

Los proyectos de racionalización se originaron en Japón durante la década de 1980. John Krafcik acuñó el término ” fabricación ajustada ” en 1988 para demostrar las medidas tomadas para mejorar la productividad. En la década de 1990, pensadores como Lauri Koskela lo aplicaron a la industria de la construcción . Desde entonces, la idea ha permeado todo tipo de gestión de proyectos.

La gestión tradicional de proyectos se divide en varias fases, que incluyen el inicio, la planificación, la investigación y el desarrollo y la producción. Además, existe un sistema de control para monitorear cada fase. Dichos proyectos tienden a mantener diferentes departamentos o equipos separados entre sí. También son propensos a desviarse de la estructura de fase y falta de comunicación.

La gestión de proyectos ajustada busca corregir errores comunes en la gestión de proyectos tradicional.

La gestión de proyectos ajustada, por otro lado, busca corregir errores comunes en la gestión de proyectos tradicional. Un error común entre los gerentes de proyectos es que la administración ajustada conduce al abandono de estas fases. La gestión ajustada en realidad se apega más a esas fases. Esto obliga al equipo del proyecto a crear planes más sólidos sin desviaciones.

Para ajustarse más estrictamente al ciclo, algunas empresas se dieron cuenta de que necesitaban fomentar la colaboración entre equipos. Esto se ha convertido en un componente clave de la gestión de proyectos ajustados. Primero, todos los interesados ??en el proyecto participan en la fase de inicio del proyecto. Esto significa que todos están en sintonía cuando comienza la siguiente fase.

Luego, los diseñadores y productores trabajan juntos en investigación y desarrollo, así como en producción. Al participar en la producción, es más probable que los diseñadores realicen diseños prácticos. Esto reduce el tiempo necesario para los rediseños. También reduce los bucles de comunicación entre la dirección, los diseñadores y el equipo de producción, porque todos están físicamente en el mismo espacio.

Un componente clave de toda la racionalización empresarial es la reducción de costes, y la gestión ajustada no es diferente. La mayoría de los gerentes de proyectos buscan precisar los materiales necesarios para un proyecto lo antes posible. La mayoría de los proyectos, sin embargo, son propensos a cambios en el diseño y los materiales. Al comprar con anticipación, el equipo del proyecto en realidad gasta de más en materiales y genera una gran cantidad de desperdicios.

En comparación, la gestión de proyectos ajustada tiene como objetivo bloquear los pedidos de materiales en el último momento razonable. Esto significa dar al departamento de investigación y desarrollo el mayor tiempo posible para finalizar los diseños, pero evita crear una brecha masiva entre el desarrollo y la producción. De esta forma, solo se compran los materiales que se necesitan. También es más probable que se compren en las cantidades correctas.

El elemento de control de la gestión de proyectos también es parte integral de la gestión de proyectos ajustada. El monitoreo in situ reduce los bucles de comunicación y aumenta la productividad. Los gerentes de proyecto pueden instigar ciclos de planificar-hacer-verificar-ajustar (PDCA) en todos los elementos del proyecto para aprender de los errores. Esto también ayuda a mantener el proyecto enfocado y ayuda a evitar desviaciones del objetivo central.