¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo es el seguimiento de la información, los documentos y las tareas que pasan de un empleado o máquina dentro de una empresa a otra.

La gestión del flujo de trabajo es un sistema de supervisión del proceso de transmisión de información, documentos y tareas de un empleado o máquina dentro de una empresa a otra. Mediante el uso adecuado de este sistema, cada uno de estos empleados o máquinas pasará el trabajo según un procedimiento predeterminado. A medida que avanza la tecnología, gran parte de la gestión del flujo de trabajo se ha automatizado y aprovecha un software especial para hacer que el proceso sea mucho más fluido.

La gestión adecuada del flujo de trabajo es un componente importante de una empresa por diversas razones. La principal ventaja de la gestión del flujo de trabajo es una mayor eficiencia dentro de la empresa. Al automatizar muchos de los procesos dentro de una empresa y establecer un procedimiento que se sigue de manera consistente, se eliminan los pasos innecesarios y cada miembro del equipo es plenamente consciente de sus responsabilidades.

Las líneas de montaje son un ejemplo de la gestión eficiente del flujo de trabajo de la producción.

Este método también facilita el seguimiento del rendimiento de los empleados y de la máquina. Cuando se rompe un eslabón de la cadena, es sencillo volver atrás y determinar dónde ocurrió. Además, la gestión del flujo de trabajo sirve para estandarizar los métodos de trabajo, asegurando que todos los empleados que trabajan en el mismo nivel desempeñen la misma función.

También mejora el servicio al cliente . Al proporcionar un producto o servicio consistente que es predecible en todos los niveles, la gestión del flujo de trabajo permite que el cliente se sienta completamente involucrado en todo el proceso y sea capaz de obtener respuestas a preguntas importantes de manera oportuna. A su vez, esto puede aumentar las ganancias de la empresa, ya que los clientes satisfechos regresan para repetir sus negocios.

La gestión del flujo de trabajo también ayuda a las empresas a encontrar formas de mejorar su proceso de producción o servicio. Al simplificar las responsabilidades de cada empleado y aclarar los roles de cada empleado y máquina dentro del proceso, la empresa puede determinar más fácilmente dónde se pueden realizar mejoras para aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del producto o servicio.

Al utilizar software de flujo de trabajo especializado , las empresas también disfrutan de una mayor flexibilidad. Al rastrear los procesos con software e ingresar varios escenarios alternativos, la empresa puede determinar más fácilmente opciones viables de mejora. Además, el software se puede utilizar para examinar un pequeño componente del flujo de trabajo o el flujo de trabajo a nivel de toda la empresa. Esto es particularmente útil para las grandes empresas que pueden tener varias plantas u oficinas repartidas por todo el país o el mundo.