¿Qué es la técnica de evaluación y revisión del programa?

Empresario dando un pulgar hacia arriba

La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) es un sistema de gestión de proyectos que se asemeja a un diagrama de flujo dinámico de procesos interrelacionados. Se utiliza para coordinar elementos diversificados del proyecto y sus respectivas influencias en los costos, el tiempo y entre sí. Esta técnica proporciona una descripción general más adaptativa de estos elementos dinámicos que los gráficos y los cronogramas de proyectos estáticos tradicionales. Originalmente desarrollada para proyectos militares-industriales a gran escala, la técnica de evaluación y revisión de programas se emplea en organizaciones grandes y pequeñas que requieren la coordinación de recursos, equipos, costos y plazos para lograr resultados específicos.

Un gráfico PERT ofrece una descripción general del proceso de desarrollo de un proyecto. En la práctica, la ejecución de las tareas depende de los requisitos del proyecto en curso, las decisiones del equipo y otras limitaciones externas. La tarea principal al desarrollar un plan PERT es determinar las actividades críticas de las que dependen todas las demás actividades. Esto a veces se denomina método de ruta crítica (CPM).

El gráfico en sí consta de tres elementos principales: nodos, flechas y caminos, reunidos en varias formaciones de árboles. Los nodos identifican los elementos clave del proyecto, como una revisión departamental, una prueba de investigación y desarrollo o el lanzamiento público de un nuevo producto. Estos nodos están conectados con flechas, y las flechas determinan la secuencia de etapas por las que pasará un proyecto. Algunos nodos tendrán múltiples flechas dependiendo de sus resultados, con decisiones o actividades posiblemente simultáneas. La ventaja es que el observador puede ver inmediatamente qué elementos del proyecto serán influenciados directamente por los procesos de un nodo dado.

La ruta de un proyecto no es necesariamente lineal o estática, como se puede encontrar en las ordenadas barras verticales de un diagrama de Gantt . Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, por lo que un gráfico que utiliza la técnica de evaluación y revisión del programa es tan oportuno como su ruta más larga. Esta ruta representa el plazo mínimo para la finalización de un proyecto; como tal, se denomina camino crítico. Este camino será el área de mayor preocupación para un gerente de proyecto que se enfrenta a retrasos imprevistos y costos inesperados.

En general, el gráfico PERT muestra secuencias de procesos que pueden ocurrir simultáneamente o pueden depender de la finalización de una tarea anterior. Mediante una evaluación clara de estos nodos, un gerente puede reconocer mejor las áreas y los procesos con problemas potenciales que con mayor probabilidad introducirán un “deslizamiento” incluso en proyectos muy complejos. Al comparar rutas de menor importancia con la ruta crítica, los gerentes pueden identificar no solo hitos y fechas límite definidas, sino también áreas de "holgura", que brindan más margen de maniobra.

Al obligar a los gerentes de proyecto a establecer una comprensión firme de los elementos críticos en un proyecto y supervisar las relaciones de dependencia entre los nodos, la técnica de evaluación y revisión del programa proporciona una comprensión más clara de un proyecto complejo. Puede resultar en una mayor coordinación del equipo, actividades de comunicación más eficientes y una evaluación de procesos o metas más efectiva. Las computadoras ayudan en el análisis de planes más complejos. Dados objetivos y tiempos de inicio / finalización claros, procesan elementos conocidos utilizando algoritmos para generar el pronóstico más completo posible.

Given the complexity and dynamic nature of PERT planning, the best results might occur with proven industrial methods where processes and expectations are widely known. Unforeseen circumstances or difficulties, scope creep and butterfly effects cans sometimes make short work of any well-laid plan, however. A well-prepared project manager can use the program evaluation and review technique not only to coordinate a vast amount of elements but also to minimize the likeliest areas of risk in order to produce a successful project outcome.