Organigrama: Definición, Funciones y Ejemplo

Significado de Organigrama

El organigrama es un gráfico que representa jerárquicamente las partes de una organización que pueden ser un órgano, una asociación o una empresa.

Esta imagen nos da una visión más general de la interconexión entre las partes de una corporación.

7 tipos de Organigrama de una Empresa

Existen varios modelos de organigramas y cada empresa produce el suyo según sus necesidades. Incluso las pequeñas y medianas empresas pueden (y deben) tener un organigrama empresarial.

Por lo tanto, antes de continuar con la producción de un organigrama, es importante comprender mejor cada uno.

1. Organigrama vertical

El organigrama vertical, también llamado organigrama clásico o organigrama jerárquico, es un modelo clásico, siendo más utilizado por empresas que tienen un sesgo más tradicional.

El propio nombre ya indica que, en este modelo, las partes que componen una empresa están ordenadas de manera vertical, donde quien está arriba, tiene el puesto de jerarquía más alto dentro de la empresa.

2. Organigrama horizontal

El organigrama horizontal es un modelo que utilizan las empresas que creen que la jerarquía de puestos y la subordinación de roles no es lo más importante.

En este modelo, los empleados tienen más autonomía, poder en la toma de decisiones y también pueden realizar otras funciones. De esta forma, ninguna función es rígida, lo que hace que el entorno empresarial sea más informal.

3. Organigrama circular

En el organigrama circular, también llamado organigrama radial, la jerarquía no es algo que se destaque.

En el centro de este círculo está la posición de mayor poder de decisión, es decir, el presidente de la empresa, y las demás partes que la componen se están colocando a los lados.

La idea de este organigrama es reducir las diferencias entre los puestos, para enfatizar la importancia del trabajo en equipo, donde todas las personas pueden trabajar de forma colaborativa.

4. Organigrama lineal

El organigrama lineal, también llamado organigrama lineal de responsabilidad (OLR), no se centra en la jerarquía de puestos de la empresa, sino en las funciones, tareas y actividades relacionadas con cada parte.

Por tanto, la finalidad de este tipo de organigrama es mostrar las responsabilidades de cada empleado de la empresa.

5. Organigrama funcional

El organigrama funcional tiene la misma estructura que un organigrama vertical, sin embargo, en lugar de centrarse en la jerarquía de puestos dentro de una organización, se centra en las funciones de cada componente y, por lo tanto, en su nombre.

Así, se destacan las actividades de cada sector, facilitando la visualización de las relaciones funcionales y la comunicación interna dentro de una empresa.

6. Gráfico de barras

El gráfico de barras es otro modelo que se centra en la jerarquía de los diferentes puestos que componen una empresa.

Sin embargo, su representación se realiza con varias barras dispuestas verticalmente y cada una tiene un tamaño acorde al nivel de autoridad de cada representante de la empresa. Entonces, el trabajo más grande está arriba y el tamaño de la barra es más grande.

7. Organigrama matricial

El organigrama matricial es muy parecido al vertical o clásico en cuanto a su estructura, sin embargo, se utiliza en algunos casos de empresas que no tienen muy bien definidas las funciones de cada sector y, por tanto, denota mayor flexibilidad.

Es decir, imagina que un proyecto lo están desarrollando algunas personas con distintas funciones, pero tiene una fecha definida para terminar. En este caso, puede utilizar el organigrama matricial.

¿Cómo hacer un Organigrama?

Para armar un organigrama, primero debemos conocer los tipos que existen para que se elabore de acuerdo a las necesidades de cada organización.

Generalmente, los organigramas clásicos son los más utilizados por las empresas. Así, para poder elaborar un organigrama en este modelo, es necesario conocer el número de departamentos / sectores existentes e insertar cada uno de forma jerárquica.

En la parte superior del organigrama está el director o presidente, ya los lados y “abajo”, conectados por líneas, están los departamentos, subdivisiones o incluso los puestos ocupados por los empleados.

Nótese que en el organigrama no se insertan los nombres de cada miembro, solo el cargo, función o cargo que ocupan. Esto, por supuesto, si el organigrama elaborado sigue este modelo.

Para comprenderlo mejor, vea a continuación un ejemplo de un organigrama vertical para una empresa:

En este ejemplo de un organigrama vertical o clásico, tenemos:

• Primer lugar - Presidencia, es decir, el puesto más alto y responsable en la cadena jerárquica, que ocupa el Presidente de la empresa;
• Segundo lugar - Gerencia, compuesta por directores de diferentes áreas: Director de Personas y Gestión, Director de Proyectos, Director Administrativo y Financiero y Director de Marketing;
• Tercer lugar - Gerente de Proyectos y Líder Comercial, ambos en el área de proyectos;
• Cuarto lugar - Analista, integrado por analistas gerenciales, comerciales, administrativos y financieros y de marketing. Tenga en cuenta que cada uno de ellos está conectado al área correspondiente.

Hoy en día, existen varias herramientas en línea gratuitas o incluso programas para crear organigramas como Word y Excel.

Función: ¿para qué sirve el organigrama?

Un organigrama sirve para organizar claramente la estructura de una organización, ya sea educativa o empresarial.

Así, la función de un organigrama dentro de un entorno corporativo es visualizar mejor la estructura de la organización de forma jerárquica y los flujos de trabajo, facilitando y aclarando el trabajo de todos.

Tener un organigrama evita, por ejemplo, problemas de comunicación y, por otro lado, puede servir de apoyo para que los nuevos miembros comprendan mejor la organización en su conjunto.

Un organigrama es un tipo de gráfico que muestra la estructura interna, de una empresa u organización en particular.
Los colaboradores y sus posiciones están representados por rectángulos y otras figuras, y algunas veces incluyen:

• Información del contacto;
• Correo electrónico;
• Ilustraciones;
• Fotos;
• Enlaces a páginas web;
• Iconos

Las líneas que son rectas o en un ángulo de 90º se unen a los niveles. Esto termina creando una representación visual más clara de toda la jerarquía de todos los empleados, departamentos y puestos que son componentes de la organización.

Los organigramas también se conocen de otras maneras, como diagramas de organización, diagramas de flujo o jerarquía gráfica.

Pero no se deje engañar por este montón de nomenclaturas. Aunque tienen nombres diferentes, es el mismo diagrama.

Tipos de Organigrama

¿Cuál sería el formato más eficiente para un organigrama? Depende de las necesidades, así como del tipo al que se refiere la organización. Hay tres tipos de organigramas, que se dice que son principales. Estos son: Matricial, Jerárquico y Simple.

Organigrama Matricial

Esto es bastante común en instituciones que tienen varios directores. Un ejemplo práctico: cierta organización tiene un equipo de marketing que debe rendir cuentas al vendedor principal.

Los especialistas en marketing también trabajan en otros proyectos y probablemente estén dirigidos por un coordinador de cuentas. En ese caso, deben rendir cuentas para dos personas.

Organigrama Jerárquico

Este es uno de los tipos más comunes. A través de él, se origina el sinónimo "diagrama jerárquico". Dentro de una jerarquía, un grupo está en la parte superior, mientras que los individuos con menos poder se encuentran debajo en forma piramidal.

Piense en términos de una monarquía: el rey o la reina está en la cima. En una institución, por ejemplo, el CEO también se ubicaría en la parte superior.

En la jerarquía, todos los miembros, por lo general, deben comunicarse con sus superiores y con las personas que dependen de ellos.

Organigrama Simple

Este tipo, a menudo llamado organigrama horizontal, prácticamente no tiene niveles gerenciales intermedios y, en general, involucra dos niveles: senior y junior.

En este tipo de institución, todos tienen diferentes responsabilidades. Incluso aquellos que permanecen en la escala inferior están directamente involucrados en la toma de decisiones.

Las relaciones dentro de los organigramas pueden llamarse relaciones lineales (o cadena jerárquica), que representan desde el supervisor hasta el subordinado. Las relaciones laterales, por otro lado, muestran individuos dentro de un solo nivel.

Con relaciones lineales, puede haber líneas continuas que indican autoridades o líneas punteadas que muestran autoridades secundarias.

No existen reglas estrictas en el simbolismo y en las líneas utilizadas en los organigramas, siempre y cuando todas las relaciones formales sean claras.

Usos de Organigramas

Independientemente de la organización elegida, los organigramas son muy útiles para mapear las relaciones en una institución y para garantizar que las personas conozcan la mejor manera de comunicar información importante.

Los organigramas se pueden usar para:

• Comunicación de supervisión y organización: esto ayuda a los empleados a saber quién es responsable de quién y ayuda a las personas a conocerse entre sí.
• Reestructuración: se utiliza en la inversión de roles dentro de un equipo para utilizar mejor los talentos en general;
• Planificación de recursos: para reducir las ineficiencias modificando la asignación de roles;
• Genealogía: el árbol genealógico es, en esencia, un tipo específico de organigrama. Siempre existe la posibilidad de incluir nacimiento, fotos, fecha de fallecimiento.
• Planificación de fuerza laboral: para definir los detalles de nuevas iniciativas de contratación;

Limitaciones de las Funcionalidades de los Organigramas

Los organigramas pueden quedar obsoletos rápidamente, especialmente en organizaciones con mucha rotación de tareas.

Los organigramas en línea son más prácticos para actualizar que los impresos. Pero incluso los primeros pueden volverse obsoletos si no se actualizan regularmente.

Esto debe mitigarse con documentos editados en línea y con automatización, como la salida y llegada de empleados que activan la actualización de organigramas.

Las limitaciones más comunes son:

• Muestran solo las relaciones que son formales, no las sociales o informales que ayudan a realizar tareas en una institución;
• No reflejan el estilo de la jerarquía. Indican las líneas de autoridad, pero no dicen cómo se ejerce la autoridad.

Cómo planificar, diseñar y estructurar un Organigrama

Definir el propósito y alcance

Por ejemplo, ¿necesita que su organigrama sea algo que identifique quiénes son las personas?. Puede agregar información de contacto y fotos, incluidos enlaces a redes sociales y correos electrónicos.

¿Necesita crear un organigrama para toda la institución o solo un departamento o grupo?. ¿Crees que necesitarás más organigramas?. Tenga en cuenta lo que sería más útil en términos de sus propósitos.

Recopilación de Información

Recuerde siempre recolectar todo lo que pueda usar. Puede ser necesario encontrar otros medios que aclaren las líneas de las autoridades y las expliquen en detalle en su organigrama. Determine qué plataformas planea usar y cómo planea mostrarlo.

Actualizaciones Continuas

Debemos recordar que ciertas cosas cambian muy rápidamente en varias instituciones. Por lo tanto, tomará una forma efectiva de mantener el organigrama.

Recomendaciones para Aplicar al Organigrama

Divida su organigrama en secciones manejables para comenzar. Por lo tanto, toda la información es coherente y conduce al nivel más alto de la institución.

Es posible separar diferentes áreas en función de las siguientes categorías: departamento, equipo, proyecto, unidad y ubicación.

También es posible completar su organigrama incluyendo información detallada sobre individuos o departamentos. Agregar ubicación, contacto y otras notas puede hacer que la organización sea más práctica.

Cómo Obtener más Información Visual con Organigramas

Los organigramas tienen pocas reglas, por lo que cualquier elemento visual que ayude a la comunicación es válido.

• Fotografías puede ayudar a las personas a conocerse y asociar rostros con nombres;
• Diferentes colores o figuras puede contribuir a la definición de diferentes departamentos, niveles de empleo, grupos u otros detalles del trabajo;
• El uso de logotipos de la organización puede personalizar su organigrama de acuerdo con su propio diseño;
• Figuras en 3D hará que el organigrama sea más atractivo visualmente, haciendo que se destaque en la página;
• Animaciones, ya sea en PowerPoint puede ayudar a dar vida a la presentación mientras explica las diversas partes del organigrama.

Abusa de los recursos y experimenta con diferentes formas de crear un organigrama hasta que encuentres el que mejor se adapte a tus necesidades.