Significado de Organigrama

Un organigrama es un tipo de gráfico que muestra la estructura interna, de una empresa u organización en particular.
Los colaboradores y sus posiciones están representados por rectángulos y otras figuras, y algunas veces incluyen:

  • Información del contacto;
  • Correo electrónico;
  • Ilustraciones;
  • Fotos;
  • Enlaces a páginas web;
  • Iconos

Las líneas que son rectas o en un ángulo de 90º se unen a los niveles. Esto termina creando una representación visual más clara de toda la jerarquía de todos los empleados, departamentos y puestos que son componentes de la organización.

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Los organigramas también se conocen de otras maneras, como diagramas de organización, diagramas de flujo o jerarquía gráfica.

Pero no se deje engañar por este montón de nomenclaturas. Aunque tienen nombres diferentes, es el mismo diagrama.

Tipos de Organigrama

¿Cuál sería el formato más eficiente para un organigrama? Depende de las necesidades, así como del tipo al que se refiere la organización. Hay tres tipos de organigramas, que se dice que son principales. Estos son: Matricial, Jerárquico y Simple.

Organigrama Matricial

Esto es bastante común en instituciones que tienen varios directores. Un ejemplo práctico: cierta organización tiene un equipo de marketing que debe rendir cuentas al vendedor principal.

Los especialistas en marketing también trabajan en otros proyectos y probablemente estén dirigidos por un coordinador de cuentas. En ese caso, deben rendir cuentas para dos personas.

Organigrama Jerárquico

Este es uno de los tipos más comunes. A través de él, se origina el sinónimo “diagrama jerárquico“. Dentro de una jerarquía, un grupo está en la parte superior, mientras que los individuos con menos poder se encuentran debajo en forma piramidal.

Piense en términos de una monarquía: el rey o la reina está en la cima. En una institución, por ejemplo, el CEO también se ubicaría en la parte superior.

En la jerarquía, todos los miembros, por lo general, deben comunicarse con sus superiores y con las personas que dependen de ellos.

Organigrama Simple

Este tipo, a menudo llamado organigrama horizontal, prácticamente no tiene niveles gerenciales intermedios y, en general, involucra dos niveles: senior y junior.

En este tipo de institución, todos tienen diferentes responsabilidades. Incluso aquellos que permanecen en la escala inferior están directamente involucrados en la toma de decisiones.

Las relaciones dentro de los organigramas pueden llamarse relaciones lineales (o cadena jerárquica), que representan desde el supervisor hasta el subordinado. Las relaciones laterales, por otro lado, muestran individuos dentro de un solo nivel.

Con relaciones lineales, puede haber líneas continuas que indican autoridades o líneas punteadas que muestran autoridades secundarias.

No existen reglas estrictas en el simbolismo y en las líneas utilizadas en los organigramas, siempre y cuando todas las relaciones formales sean claras.

Usos de Organigramas

Independientemente de la organización elegida, los organigramas son muy útiles para mapear las relaciones en una institución y para garantizar que las personas conozcan la mejor manera de comunicar información importante.

Los organigramas se pueden usar para:

  • Comunicación de supervisión y organización: esto ayuda a los empleados a saber quién es responsable de quién y ayuda a las personas a conocerse entre sí.
  • Reestructuración: se utiliza en la inversión de roles dentro de un equipo para utilizar mejor los talentos en general;
  • Planificación de recursos: para reducir las ineficiencias modificando la asignación de roles;
  • Genealogía: el árbol genealógico es, en esencia, un tipo específico de organigrama. Siempre existe la posibilidad de incluir nacimiento, fotos, fecha de fallecimiento.
  • Planificación de fuerza laboral: para definir los detalles de nuevas iniciativas de contratación;

Limitaciones de las Funcionalidades de los Organigramas

Los organigramas pueden quedar obsoletos rápidamente, especialmente en organizaciones con mucha rotación de tareas.

Los organigramas en línea son más prácticos para actualizar que los impresos. Pero incluso los primeros pueden volverse obsoletos si no se actualizan regularmente.

Esto debe mitigarse con documentos editados en línea y con automatización, como la salida y llegada de empleados que activan la actualización de organigramas.

Las limitaciones más comunes son:

  • Muestran solo las relaciones que son formales, no las sociales o informales que ayudan a realizar tareas en una institución;
  • No reflejan el estilo de la jerarquía. Indican las líneas de autoridad, pero no dicen cómo se ejerce la autoridad.

Cómo planificar, diseñar y estructurar un Organigrama

Definir el propósito y alcance

Por ejemplo, ¿necesita que su organigrama sea algo que identifique quiénes son las personas?. Puede agregar información de contacto y fotos, incluidos enlaces a redes sociales y correos electrónicos.

¿Necesita crear un organigrama para toda la institución o solo un departamento o grupo?. ¿Crees que necesitarás más organigramas?. Tenga en cuenta lo que sería más útil en términos de sus propósitos.

Recopilación de Información

Recuerde siempre recolectar todo lo que pueda usar. Puede ser necesario encontrar otros medios que aclaren las líneas de las autoridades y las expliquen en detalle en su organigrama. Determine qué plataformas planea usar y cómo planea mostrarlo.

Actualizaciones Continuas

Debemos recordar que ciertas cosas cambian muy rápidamente en varias instituciones. Por lo tanto, tomará una forma efectiva de mantener el organigrama.

Recomendaciones para Aplicar al Organigrama

Divida su organigrama en secciones manejables para comenzar. Por lo tanto, toda la información es coherente y conduce al nivel más alto de la institución.

Es posible separar diferentes áreas en función de las siguientes categorías: departamento, equipo, proyecto, unidad y ubicación.

También es posible completar su organigrama incluyendo información detallada sobre individuos o departamentos. Agregar ubicación, contacto y otras notas puede hacer que la organización sea más práctica.

Cómo Obtener más Información Visual con Organigramas

Los organigramas tienen pocas reglas, por lo que cualquier elemento visual que ayude a la comunicación es válido.

  • Fotografías puede ayudar a las personas a conocerse y asociar rostros con nombres;
  • Diferentes colores o figuras puede contribuir a la definición de diferentes departamentos, niveles de empleo, grupos u otros detalles del trabajo;
  • El uso de logotipos de la organización puede personalizar su organigrama de acuerdo con su propio diseño;
  • Figuras en 3D hará que el organigrama sea más atractivo visualmente, haciendo que se destaque en la página;
  • Animaciones, ya sea en PowerPoint puede ayudar a dar vida a la presentación mientras explica las diversas partes del organigrama.

Abusa de los recursos y experimenta con diferentes formas de crear un organigrama hasta que encuentres el que mejor se adapte a tus necesidades.