Significado de Asistente Administrativo

Un asistente administrativo tiene muchas de las mismas obligaciones que una secretaria, como escribir, archivar, contestar teléfonos y tomar notas en las reuniones.

Además de esto, también puede supervisar la logística de una oficina, colaborar con los supervisores en proyectos importantes y supervisar a las secretarias. Aunque se requiere poca educación formal para trabajar en este puesto, los asistentes ejecutivos o aquellos que trabajan en campos especializados pueden necesitar capacitación adicional.

Un asistente administrativo hace recados, administra una oficina, archiva, escribe y maneja una variedad de otras tareas para su jefe.

Función de un Asistente Administrativo

Los deberes de un asistente administrativo con frecuencia van más allá de las tareas de secretaría e incluyen el manejo de asuntos logísticos para la oficina, como ordenar suministros, manejar el correo y el papeleo que entra y sale del negocio y coordinar los horarios de las personas.

En muchos casos, él o ella es una fuente de información para el público y, como tal, a veces actúa como la “cara” de la empresa. Algunos asistentes senior también supervisan a los asistentes junior o secretarias, en cuyo caso pueden necesitar hacer presentaciones o informes de desempeño periódicos.

Muchas personas en este puesto también ayudan a capacitar al personal nuevo, especialmente si realizarán tareas administrativas. Un asistente administrativo también necesita algunos conocimientos prácticos, como cómo trabajar con una variedad de equipos de oficina.

Una asistente administrativa puede mantener el horario de su supervisor.

Habilidades de un Asistente Administrativo

Las personas que trabajan en este puesto deben ser extremadamente buenas con los detalles y capaces de manejar muchas tareas simultáneamente, ya que a menudo son responsables de los horarios de varias personas y pueden supervisar el progreso de varios proyectos a la vez.

También deben ser buenos con las personas, ya que el trabajo requiere mucha interacción con las personas de la oficina y con los clientes.

Ser capaz de tomar decisiones y trabajar de forma independiente también es una parte importante del trabajo, ya que el asistente administrativo es la persona que probablemente sepa qué documentos son importantes y cuáles pueden descartarse, qué correos electrónicos se pueden manejar en la oficina. nivel y cuáles deben enviarse a la alta dirección, y cómo trabajar en la cadena de mando para hacer las cosas.

Además de todo esto, los asistentes administrativos deben ser articulados, buenos para escribir, Los asistentes administrativos pueden hacer pedidos a los proveedores de nuevos suministros de oficina.

Especialidades

Los asistentes administrativos pueden especializarse en un departamento específico de una organización, como recursos humanos o TI, aunque esto es más común en organizaciones más grandes.

Los asistentes administrativos ejecutivos solo trabajan con la alta dirección en una empresa. Pueden ser responsables de un grupo de personas o solo pueden trabajar con una.

En cualquier caso, el asistente es responsable de controlar el acceso a los ejecutivos, organizar viajes y conferencias, e interactuar con proveedores, ejecutivos de otras empresas y miembros de la junta, además de las tareas administrativas habituales.

En términos generales, cuanto más alto es el ejecutivo, más habilidades y experiencia necesita el asistente.

Los asistentes legales trabajan en estrecha colaboración con abogados y asistentes legales.

Además, los auxiliares administrativos pueden especializarse en determinados campos, como la medicina o el derecho. Además de los deberes normales asociados con este puesto, él o ella también realiza tareas específicamente relacionadas con ese campo.

Por ejemplo, un asistente legal también puede investigar precedentes legales y ayudar a preparar sesiones informativas, mientras que un asistente médico generalmente necesita saber sobre facturación de seguros o procedimientos de laboratorio.

Algunas personas también realizan este trabajo desde casa por teléfono e Internet, en cuyo caso se les llama asistentes administrativos virtuales.

La familiaridad con las máquinas de oficina comunes, como una fotocopiadora, es una habilidad necesaria para un asistente administrativo.

Formación

En muchos casos, una persona puede comenzar a trabajar en este trabajo con un título de escuela secundaria y algo de capacitación en negocios e informática. Para puestos especializados, como en una oficina médica o jurídica, debe conocer el vocabulario específico para ese puesto.

Un certificado de un programa de capacitación, un título de asociado o una certificación a través de una organización reconocida pueden ayudar cuando se trata de ser contratado o ascendido.

Un asistente administrativo debe poder realizar múltiples tareas.

Qué es Asistente Administrativo