Significado de Asistente Ejecutivo

Un asistente ejecutivo dedica su carrera a ayudar a un funcionario corporativo, generalmente brindándole una combinación de asesoramiento profesional y apoyo administrativo.

Si bien las responsabilidades asociadas con el trabajo varían según la cultura que prevalece en una empresa determinada, existen algunas tareas básicas que realizan todos los asistentes.

La mayoría de ellos están relacionados con el trabajo de secretaría, la programación y la gestión de contactos.

Muchos ejecutivos tratan a sus asistentes como personas a las que recurrir para obtener ideas, recomendaciones y ayuda confidencial, y ayudan con todo, desde fotocopias hasta conferencias de prensa.

Un asistente ejecutivo puede coordinar el horario de su supervisor.

Jerarquía

Las empresas con asistentes ejecutivos suelen asignar un asistente por ejecutivo. El asistente es responsable de manejar las tareas delegadas por el ejecutivo que actúa como su supervisor inmediato. En muchos casos, los asistentes tienen escritorios justo afuera de las oficinas de sus ejecutivos, para que sean lo más accesibles posible.

Un asistente ejecutivo puede ser responsable de programar citas.

Los asistentes ejecutivos generalmente responden solo a su superior designado. Actúan como confidente y ayudante de oficina de esta persona. Todo lo que el ejecutivo necesita hacer, lo hace el asistente.

Pueden acompañar a su ejecutivo a reuniones de negocios, y son los encargados de conocer detalles sobre otros asistentes. Dependiendo de las necesidades del ejecutivo, también pueden venir asistentes en viajes corporativos.

En esta capacidad, el asistente generalmente es responsable de administrar el horario del ejecutivo, organizar reuniones y asegurarse de que haya leído el material informativo correcto y esté listo para hacer las presentaciones o comentarios necesarios.

Los asistentes personales son generalmente responsables de mantener organizada la vida de sus clientes.

Responsabilidades de Oficina

No todo en el trabajo es tan glamoroso como los viajes y las reuniones de alto perfil. Muchas de las tareas diarias de un asistente ejecutivo son de naturaleza administrativa. Los asistentes generalmente son responsables de manejar el papeleo de su superior.

Esto incluye correo, correspondencia entre oficinas y archivo básico. También se puede solicitar al asistente que administre un calendario, controle los horarios de las reuniones, las citas oficiales y los contactos importantes.

La organización de reuniones es un aspecto de la mayoría de los trabajos de asistente ejecutivo.

Requisitos de Gestión

Dependiendo de la estructura y el tamaño de la empresa, un asistente ejecutivo puede tener uno o más asistentes propios para ayudar con la carga de trabajo.

Por lo general, son secretarias o asociados administrativos de nivel de entrada. El asistente ejecutivo generalmente es responsable de administrar sus tareas y delegarles asignaciones según sea necesario.

Los asistentes ejecutivos pueden ser responsables de pedir más suministros de oficina.

En la mayoría de los casos, el ejecutivo corporativo tiene poca o ninguna voz sobre la estructura de secretaría que establece su asistente. Las decisiones sobre disciplina, elogios y aumentos a menudo se dejan a discreción del asistente, a menudo en consulta con el departamento de recursos humanos de la empresa .

Formación y Experiencia de un Asistente Ejecutivo

Asegurar un trabajo de asistente ejecutivo generalmente requiere una combinación de capacitación y experiencia práctica. En general, los ejecutivos esperan que sus asistentes sean expertos en las políticas y procedimientos de la empresa, así como competentes en las funciones básicas de la oficina.

No es inusual que un empleado se convierta en asistente ejecutivo después de trabajar en otro puesto dentro de la estructura de la empresa.

Muchos secretarios de nivel inferior, por ejemplo, ascienden al estado de asistente ejecutivo después de varios años de sólido desempeño laboral.

La mayoría de las empresas prefieren que los asistentes tengan algún tipo de título. Los cursos de administración, recursos humanos o incluso sociología pueden ser beneficiosos, pero por lo general basta con tener un título en algo.

Los gerentes de contratación corporativos a menudo ven la educación universitaria más como una marca de prestigio e intelecto general que como una fuente de conocimiento específico relacionado con el trabajo.

Sin embargo, esto no quiere decir que se requiera un título universitario para convertirse en asistente ejecutivo.

En muchos casos, la experiencia es más importante que la educación formal. Si bien puede ser difícil ser contratado en el nivel ejecutivo inmediatamente después de la escuela secundaria, alguien con solo un diploma de escuela secundaria que haya pasado varios años trabajando como miembro del personal de apoyo en un entorno corporativo puede ser el candidato más convincente.

Las empresas suelen estar más interesadas en saber qué tan bien un candidato puede realizar el trabajo que en las escuelas mencionadas en un currículum.

Prestigio y Beneficios de ser Asistente Ejecutivo

Los asistentes ejecutivos generalmente se consideran algo elitistas, al menos cuando se trata de personal de apoyo. Suelen tener privilegios que no comparten otros auxiliares administrativos, tanto en términos de recursos como de salario.

En algunas empresas, un asistente ejecutivo con una antigüedad prolongada puede ser elegible para participar en programas de pensiones u otros beneficios que no están disponibles para los empleados en puestos menores.

Relación con los asistentes personales

En algunos casos, los asistentes ejecutivos también pueden realizar ciertas tareas personales, como recoger la tintorería o hacer arreglos de vacaciones para una mascota de la familia. Sin embargo, estas no son obligaciones laborales normales.

La mayoría de las veces, este tipo de trabajos que no son de oficina son tareas de un asistente personal . Puede resultar fácil confundir a los asistentes personales y ejecutivos, aunque el trabajo que realizan es técnicamente distinto.

La única función oficial es ayudar a un superior a tener éxito en el trabajo. Un asistente personal, por otro lado, generalmente es responsable de ayudar a una persona importante a organizar su vida en general, tanto personal como profesionalmente.

El manejo de la impresión y organización del papeleo es una de las funciones de un asistente ejecutivo.

Qué es Asistente Ejecutivo