Formulario W-9, un tipo de formulario de impuestos presentado para empleados independientes y contratados.

Un contable virtual es un profesional en su campo que trabaja desde una ubicación remota en lugar de en un entorno de oficina tradicional. Por lo general, es un contratista independiente que brinda una línea completa de servicios generales de contabilidad y teneduría de libros a sus clientes a través de programas de software, uso compartido de bases de datos, correo electrónico y faxes. Las oficinas en el hogar suelen ser la única ubicación física de la operación comercial.

Al igual que un contable tradicional, un contable virtual suele tener experiencia en una amplia variedad de aplicaciones contables. Normalmente es competente en el procesamiento de cuentas por pagar , cuentas por cobrar , conciliación de cuentas y nóminas . El mantenimiento de libros mayores y otros registros de transacciones suele ser una parte habitual de su trabajo.

Además de tener una comprensión completa de la teneduría de libros y los principios contables , un tenedor de libros virtual a menudo tiene acceso y conocimiento de una amplia gama de software de contabilidad. Algunos programas de software son sistemas de contabilidad que simplemente realizan un seguimiento de los ingresos y gastos y generan cheques. Los programas más avanzados pueden estimar impuestos, calcular costos laborales, administrar proyectos y trabajar en conjunto con hojas de cálculo o software de procesamiento de textos.

Una herramienta cada vez más popular utilizada por los contables virtuales es un dispositivo de escaneo electrónico que escanea, clasifica y guarda recibos comerciales, tarjetas de presentación y cartas y documentos importantes. La mayoría de estos dispositivos están aprobados por las agencias reguladoras locales y regionales para ser tan precisos que los recibos y documentos originales se pueden desechar después de escanearlos y guardarlos. Esto reduce la cantidad de espacio que requiere un contable virtual para administrar su negocio y atender simultáneamente a varios clientes.

A una persona en este campo a menudo se le requiere que brinde servicios auxiliares exclusivos de las industrias en las que sus clientes operan negocios. Por ejemplo, las pequeñas operaciones minoristas y mayoristas independientes a menudo requieren que realice un seguimiento de las órdenes de compra o mantenga copias de las facturas de los clientes . Los vendedores y los representantes del fabricante pueden pedirle al contador que procese las solicitudes de crédito y verifique las referencias. Los clientes también pueden pedirle que prepare informes de fin de año o que emita documentos fiscales W-9 o 1099 a los empleados.

Un diploma de escuela secundaria es generalmente la educación mínima requerida para convertirse en un contable virtual, pero un título de asociado o licenciatura en negocios, contabilidad o un campo relacionado puede mejorar las perspectivas laborales de los aspirantes a candidatos. Para tener éxito como contable virtual, normalmente se requieren habilidades matemáticas ejemplares. Un alto nivel de organización y una excelente atención al detalle son cualidades útiles en este puesto. Dado que un tenedor de libros virtual normalmente trabaja solo, estar motivado y concentrado suele ser también imperativo para el éxito. La confiabilidad, la integridad y la discreción suelen ser rasgos muy apreciados debido a la naturaleza de la información que los clientes del contable virtual deben compartir con él regularmente.