Todo sobre el empleado de información: características y funciones

El requisito para convertirse en un empleado de información es tener un diploma de escuela secundaria o equivalente.

El título "secretario de información" proporciona una pista sobre las responsabilidades de una persona en este puesto. Un empleado de información puede describirse como una persona a través de la cual fluye la información. Esto incluye tanto la información entrante, como llamadas telefónicas y mensajes, como la información saliente, como el correo y la información de la empresa. También es una persona que gestiona la información a través de tareas como la organización, archivo y distribución de documentos.

Los empleados de información suelen tener la responsabilidad de enviar y recibir mensajes con una máquina de fax.

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Los deberes específicos de un empleado de información pueden variar. A menudo, estos se basan en el negocio y la industria en la que trabaja una persona con este puesto. La mayoría de los empleados de información realizan tareas que pueden describirse colectivamente como funciones administrativas básicas de oficina. Esto significa que una persona que esté interesada en obtener un puesto de este tipo puede querer familiarizarse con cierto equipo de oficina. Según la Oficina de Trabajo y Estadísticas (BLS), los empleados de información utilizan el teléfono, las computadoras personales y otros dispositivos electrónicos para enviar documentos por correo electrónico y fax .

Los empleados de información a menudo trabajan directamente con los clientes en la recepción de un hospital o una gran empresa.

Los teléfonos son generalmente una parte importante del trabajo de un empleado de información. Puede dedicar una parte importante de su tiempo a aceptar llamadas telefónicas. Los teléfonos que suelen utilizar las personas en estas posiciones no son como los que se encuentran en un entorno doméstico. Es probable que estas máquinas estén diseñadas para acomodar múltiples líneas, la transferencia de llamadas y la comunicación entre oficinas. También es probable que una persona en esta posición deba dominar el trabajo con los servicios de contestador automático para administrar las llamadas que se interceptan de esta manera.

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Los empleados de información son responsables de enviar anuncios por correo.

Las habilidades informáticas suelen ser importantes para un empleado de información. Cualquiera que planee trabajar en tal posición debe estar familiarizado con el software popular de procesamiento de textos y hojas de cálculo. Algunos trabajos pueden requerir otras habilidades informáticas, como administración de bases de datos, programación o aplicaciones de calendario, y programas específicos de la industria.

Las máquinas de fax son equipos que permiten transmitir documentos a través de líneas telefónicas. Los empleados de información comúnmente tienen la responsabilidad de enviar y recibir información de esta manera. Al mismo tiempo, estas personas también suelen tener la responsabilidad de aceptar y enviar documentos y paquetes por correo electrónico, mensajería y servicios postales. Esto resalta la necesidad de que una persona en esta posición tenga fuertes habilidades organizativas y sea multitarea.

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Los empleados de información pueden enviar documentos importantes por mensajería.

Los deberes entre oficinas de un empleado de información a menudo se ven interrumpidos por sus responsabilidades de interactuar con el público. Una persona en esta posición puede ser el primer punto de contacto con los clientes y otras personas que visitan una empresa. Puede ser su trabajo determinar si una persona puede acceder a otras personas de la organización y cuándo.

 

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