Un gasto reembolsable es un gasto en el que incurre una empresa en nombre del cliente mientras realiza su negocio. Estos gastos pueden incluir viajes, tarifas de envío, tarifas de conversión de moneda, gastos de oficina y llamadas telefónicas comerciales.

Los gastos reembolsables son costos relacionados con la realización de un proyecto para un cliente que se reembolsarán en una fecha posterior. Es importante discutir con su cliente qué gastos son reembolsables y cuáles no.

Este término también puede referirse a los empleados de una empresa que incurren en costos relacionados con su trabajo, en los que la empresa les reembolsará en un momento posterior. Por ejemplo, un almuerzo de negocios con un cliente potencial.

¿Cómo registro los gastos reembolsables en mi factura?

Si su empresa tiene gastos reembolsables, probablemente se esté preguntando cómo reflejarlos en la factura que envía a su cliente. Si utiliza un software de facturación , será rápido y fácil registrar este costo. Proporcionaré un ejemplo utilizando el software de facturación .

Deberá registrar la transacción como un gasto y un ingreso, que esencialmente se cancelarán entre sí.

En este ejemplo, diremos que una empresa de consultoría incurrió en gastos de viaje en los que el cliente los reembolsará.

Primero, registre el gasto una vez que haya pagado el producto / servicio:

Una vez que se ha creado el gasto, esto se reflejará en sus informes contables como un costo para su negocio.

A continuación, deberá facturar al cliente:

Como puede ver, agregará el gasto reembolsable como una línea de factura adicional, junto con el dinero que le deben por el producto o servicio que brindó. Una vez pagada la factura , los ingresos cancelarán los costos relacionados con el gasto. Si lo prefiere, puede proporcionar una factura separada únicamente por el gasto.

Estos elementos deben aparecer en la factura:

  • El gasto reembolsable como su propia línea de factura
  • El importe del IVA cargado sobre el gasto.
  • El costo total de la factura sin incluir e incluir el IVA

Una vez registradas, verá estas transacciones reflejadas en su estado de pérdidas y ganancias .