Los gerentes de adquisiciones pueden enfocarse en adquisiciones tradicionales o electrónicas.

Un gerente de adquisiciones , también conocido como gerente de compras o especialista en adquisiciones, es una persona que está a cargo de obtener cualquier cosa que una empresa pueda necesitar. Él o ella es muy importante para la producción, porque las operaciones a menudo no pueden continuar hasta que la empresa obtiene suministros, propiedades u otros artículos, como licencias. Por lo general, muy seguros y buenos en análisis, matemáticas y toma de decisiones, estos empleados son responsables de tareas como redactar contratos y organizar a las personas involucradas en el proceso de compra.

Resumen del trabajo

Los gerentes de adquisiciones necesitan sólidas habilidades matemáticas para implementar procedimientos de control de inventario.

Los gerentes de compras supervisan todos los aspectos de la obtención de los servicios, materiales o propiedad que una empresa necesita para operar o expandirse. Esto a menudo implica tratar directamente con propietarios o proveedores y crear contratos relacionados con transacciones. A medida que atraviesan este proceso, verifican que todos los involucrados sigan las políticas vigentes. También reúnen y orientan al personal, coordinando esfuerzos para lograr la máxima eficiencia y rentabilidad.

Educación y capacitación requeridas

Un gerente de adquisiciones en una organización pequeña puede autorizar y realizar pedidos, así como garantizar la entrega.

La mayoría de los gerentes comienzan como oficiales de adquisiciones, quienes a menudo pueden ingresar a una empresa con tan solo un diploma de escuela secundaria . Estos trabajadores realizan tareas que los gerentes delegan, conociendo la empresa y sus procesos de compra. En la mayoría de las empresas, están capacitados durante al menos un año en el trabajo. Para avanzar es necesario una licenciatura y al menos cinco años de experiencia, siendo algunas empresas que exigen hasta una maestría en áreas como negocios, economía o ingeniería . Varios grupos, como la American Purchasing Society, ofrecen certificaciones adicionales, que generalmente requieren al menos tres años de experiencia.

Habilidades y Rasgos

Comprar cosas para una empresa requiere que una persona observe lo que está sucediendo dentro de la empresa o lo que está disponible de manera crítica. Las buenas habilidades analíticas son necesarias para que el gerente de adquisiciones entienda los datos para determinar qué elementos serán necesarios. Estos profesionales también necesitan tomar buenas decisiones, llegando a conclusiones que no solo sean racionales, sino que, en última instancia, conduzcan al negocio hacia sus objetivos y visión general.

Las matemáticas y la negociación también son importantes. Una sólida comprensión de los conceptos y fórmulas aritméticas permite a los especialistas calcular el inventario y comparar precios rápidamente para ver cuál es el mejor valor. La capacidad de comunicarse bien, dando y recibiendo, establece las buenas relaciones que son necesarias para conseguir contratos sólidos.

Con el auge de la tecnología, estos especialistas dependen cada vez más de los sistemas y aplicaciones informáticos para hacer su trabajo. Utilizan estas herramientas para agilizar el proceso de compra, mantener registros y comunicarse sobre problemas relacionados con el trabajo. Por lo tanto, las personas que buscan trabajos de adquisiciones suelen tener conocimientos básicos de informática y se sienten cómodas trabajando o aprendiendo sobre hardware y software relacionados con las compras. De hecho, algunos gerentes enfatizan la contratación electrónica en sus empresas debido a la eficiencia y los ahorros que genera.

Por lo general, las personas que supervisan los procesos de adquisiciones tienen mucha confianza y pueden defenderse a sí mismas y a las decisiones que toman. Este rasgo les permite considerar a sus trabajadores como centrados pero razonables, y evita que otros que tratan con la empresa piensen que pueden aprovechar el negocio. Al mismo tiempo, están dispuestos a escuchar a los demás porque entienden que una perspectiva diferente podría producir un método o trato más eficiente.

Cumplimiento de la política

Hacer cumplir las políticas es una de las responsabilidades más importantes de un gerente de adquisiciones. Las reglas de compra de una empresa están diseñadas para proteger a la empresa de los desafíos legales, así como para obtener la mejor combinación posible de precio, calidad y servicio. Para asegurarse de que todos sigan las pautas establecidas, el especialista puede realizar revisiones periódicas de los trabajadores o los sistemas. Es parte de su trabajo llevar los casos de incumplimiento a las personas adecuadas de la empresa o, en su caso, proporcionar una acción disciplinaria por su cuenta.

Coordinación de adquisiciones

Coordinating purchase activities across a company depends on the structure and role of the procurement department. In a decentralized organization, for example, each department can make its own purchases. Coordination in such an environment requires training, documentation and oversight reports from the purchasing or accounting system.

Supervising Staff

In a centralized organization, all requests are funneled to purchasing employees, who report activity to the manager. Companies typically organize these workers by the type of item, service or property they buy. This lets them see when they can buy in a group and better comply with business policies.

Tasks that fall under staff supervision often include overseeing daily operations, handling human resources issues and conducting performance reviews. Procurement managers usually evaluate a department’s operational efficiency based on turn-around time, quantity and total value of purchases, customer service and total amount of money saved. In most firms, the procurement department is under the controller or vice president of finance. As a result, metrics and annual financial statement information is used to evaluate the effectiveness of the department and the level of value added to the company.

Additional Duties

Within the broad categories of supervision, coordination and policy compliance, a company might expect its specialist to find, evaluate and interview different suppliers, working out contract details like delivery. He or she also might meet with vendors or other representatives, develop and monitor contracts and determine what action to take when problems come up. It is also to his or her benefit to go to trade shows and similar events to stay current in the industry.