Un informe de excepción puede resultar útil en la tarea de gestión de proyectos.

Un informe de excepción es un tipo de informe resumido que identifica cualquier evento que esté fuera del alcance de lo que se considera un rango normal. Los informes de este tipo se emplean en varios entornos, incluido el proceso de conciliación de inventario , la investigación de la gestión de proyectos e incluso las evaluaciones de los empleados. El objetivo del informe es identificar los factores que no se consideran dentro de los parámetros aceptables, lo que permite tomar acciones que ayuden a minimizar o eliminar las excepciones y aumentar la eficiencia general.

Un informe de excepción puede ser útil en el área de evaluaciones de empleados.

En lo que se refiere a la conciliación de inventario , el informe de excepciones suele ser esencial para la tarea de identificar las diferencias entre un inventario físico y el inventario que se presenta en las bases de datos de inventario. Con el tiempo, los errores pueden infiltrarse en casi cualquier tipo de inventario, por lo que es necesario realizar ajustes que reflejen la cantidad real de bienes disponibles. Hacerlo no solo facilita el ajuste de pedidos de nuevos artículos para tener a mano una cantidad adecuada de suministros, sino que también permite mantener el inventario preciso para la evaluación de impuestos.

Los informes de excepciones se pueden utilizar para identificar diferencias entre el inventario informado y el inventario físico real.

Por ejemplo, muchas plantas de fabricación mantienen lo que se conoce como una tienda de la empresa que se encarga de entregar las piezas y otros componentes necesarios para el funcionamiento de la maquinaria en el piso de la planta. Los gerentes de esa tienda suelen realizar lo que se conoce como un recuento de ciclos, haciendo un inventario físico de todo, desde el tornillo más pequeño hasta los componentes del motor de alto costo que se utilizan para mantener y reparar el equipo de producción. Cuando se encuentra que el número de unidades que se muestran en la base de datos de inventariono coinciden con este recuento físico, se realiza una entrada en un informe de excepción. Esto permite retroceder y determinar si un envío recibido de esa pieza no se agregó a la base de datos o si algunos desembolsos del inventario físico no se registraron correctamente. En algunos casos, el informe de excepción también puede destacar el robo de suministros, lo que genera mayores medidas de seguridad que ayudan a minimizar la pérdida para la empresa.

Además de ayudar a conciliar diferentes tipos de inventarios, un informe de excepción también puede ser útil en la tarea de gestión de proyectos. En este escenario, el informe destaca las tareas pendientes que aún están pendientes, incluso si la fecha de finalización proyectada para esa tarea ha pasado. Al señalar la excepción, es posible renovar el cronograma de tareas del proyecto para compensar la discrepancia y volver a encarrilar el proyecto.

Incluso en el área de las evaluaciones de los empleados, un informe de excepción puede ser útil. Aquí, la idea es identificar cualquier evento relacionado con el empleado que esté fuera del alcance de las expectativas básicas asociadas con el puesto de trabajo. Las excepciones pueden estar relacionadas con fallas en el desempeño o con un desempeño que va más allá del puesto de trabajo habitual. Por ejemplo, el detalle del informe de excepción puede indicar que el empleado necesita más capacitación en ciertas áreas, o identificar situaciones en las que el empleado pudo asumir tareas adicionales mientras un compañero de trabajo estaba enfermo, ayudando efectivamente a que la operación comercial continúe con poco a sin cambios en la productividad. Dependiendo de la naturaleza de los problemas documentados en el informe de excepción, el empleado puede ser recomendado para capacitación correctiva.