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A veces denominado índice de cobranza , el período de cobranza promedio tiene que ver con la relación entre las cuentas por cobrar y el período de tiempo en el que se reciben los pagos pendientes. Básicamente, este período es un cálculo del período promedio que se necesita para que las facturas pendientes se paguen en su totalidad después de su emisión.

Una de las ventajas inmediatas de comprender los períodos promedio de cobranza es que la información permite a la empresa anticipar el flujo de caja generado por los servicios prestados. En lugar de esperar que todos los clientes paguen puntualmente dentro de los treinta días posteriores a la emisión de la factura , el cálculo del período de cobro promedio reemplaza la expectativa con la realidad de qué tan rápido la base de clientes en su conjunto está remitiendo los pagos. Esta información hace que sea mucho más fácil para la empresa programar los pagos por los servicios prestados a sus propios socios proveedores, así como disponer los fondos disponibles para manejar las operaciones diarias, cumplir con las nóminas y otros aspectos importantes de la actividad comercial.

Otro uso valioso del cálculo del período de cobro promedio es que la empresa puede detectar tendencias desfavorables desde el principio. Si el período para el mismo período del año pasado era de 34 días y ahora es de hasta 42 días, la situación merece investigación. Las razones pueden ser identificables de inmediato, como la adquisición de un cliente de alto volumen durante el último año al que se le otorgaron términos de pago de sesenta días. Por otro lado, puede haber clientes antiguos cuyos patrones de pago hayan cambiado. Esto puede involucrar factores por parte del cliente o en las facturas que se envían al cliente.

Por ejemplo, si el cliente notificó a la empresa hace varios meses de un cambio de dirección postal, pero el cambio nunca se registró, el servicio postal deberá enviar la factura. Esto podría agregar varios días al proceso solo. En segundo lugar, es posible que un cliente haya cambiado sus procedimientos de cuentas a pagar y ahora haya cortado los cheques a sus proveedores cada dos semanas, en lugar de semanalmente. Investigar dónde se han producido los cambios y por qué puede descubrir problemas que pueden abordarse y resolverse fácilmente, restaurando así una cifra de período de recaudación más ventajosa.

Entendiendo que hay algunos reflujos y flujos en todos los períodos de recolección, se deben hacer concesiones al calcular una cifra promedio del período de recolección. La incidencia de las vacaciones, la actividad estacional como las vacaciones y los factores naturales como el clima pueden afectar la velocidad con la que se reciben los pagos de los clientes. Tener en cuenta esos factores, pero también investigar para determinar si hay problemas recurrentes que afecten el período promedio de cobro, ayudará a garantizar que una empresa reciba pagos por los servicios prestados de la manera más oportuna posible.