¿Qué es un plan de cuentas?

Un plan de cuentas es similar a un presupuesto familiar en el sentido de que enumera todas las facturas que deben pagarse con regularidad.

Los gráficos de cuentas son esencialmente una lista de las diversas categorías de ingresos y gastos asociados con las finanzas de una organización. Si bien la configuración exacta de los elementos de línea en un plan de cuentas puede variar ligeramente de una entidad a otra, existen algunas categorías básicas que se encontrarán en casi todos los libros de contabilidad . Las categorías adicionales pueden reflejar la naturaleza del negocio realizado por la organización, como fondos de caridad reservados para propósitos específicos o activos que se reservan para un proyecto de expansión asociado con la empresa.

Un plan de cuentas es una lista de las diversas categorías de ingresos y gastos asociados con las finanzas de una organización.

El grupo central de categorías que se encuentran en un plan de cuentas no es diferente a los que se encuentran en casi todos los presupuestos familiares . Estos incluirían elementos de línea tales como saldos y pagos de alquiler o hipotecas , servicios básicos y cualquier deuda en curso que se pague cada mes, como saldos de tarjetas de crédito . El orden exacto de estas categorías puede definirse aún más mediante el establecimiento de una serie de elementos de línea, o siguiendo un enfoque de libro mayor e incluir algunos elementos en categorías amplias. Por ejemplo, puede resultar útil estructurar el plan de cuentas de modo que las partidas de servicios de electricidad, agua y teléfono se agrupen en la categoría de Servicios públicos, en lugar de aparecer como categorías independientes.

Junto con las categorías básicas incluidas en un plan de cuentas, a menudo hay designaciones que son exclusivas de la entidad específica. Las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar partidas que permitan registrar las cuotas de membresía, los ingresos generados por la actividad de recaudación de fondos o las recaudaciones que se aplicarán a un fondo de proyecto específico. En el caso de las empresas, el plan de cuentas siempre incluirá Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar como parte de la estructura. A menudo, también hay categorías que permiten el seguimiento ordenado de los fondos discrecionales asignados a un departamento específico o para uso general por una ubicación de la empresa.

Muchas organizaciones optan por utilizar un sistema de cuentas que exige la creación de una designación tanto alfabética como numérica para cada categoría reflejada en el plan de cuentas. Si hay subcategorías que residen en las categorías principales, esto se suele tener en cuenta al configurar la secuencia de numeración utilizada en los libros mayores. Estas mismas designaciones también aparecerán como elementos de línea tanto en el balance general como en el estado de resultados de la organización. Al seguir este proceso, es muy fácil hacer referencias cruzadas de las transacciones y garantizar que los registros financieros se mantengan debidamente equilibrados.