Descubre las funciones del secretario del libro mayor

Los empleados del libro mayor manejan los libros de cuentas y realizan un seguimiento de los registros financieros.

Un empleado del libro mayor es responsable de ingresar información en los libros contables en nombre de una empresa u organización. Las leyes de muchos países requieren que los dueños de negocios mantengan registros financieros detallados de ingresos y gastos y estos registros se revisan y se utilizan durante la preparación de impuestos y las auditorías de la empresa. El encargado del libro mayor debe asegurarse de que la información financiera se registre con precisión y de que los libros de la empresa se equilibren de forma diaria, semanal o mensual.

Un empleado del libro mayor debe asegurarse de que la información financiera de una empresa se registre con precisión.

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Muchas empresas mantienen libros contables separados para diferentes tipos de gastos, como nómina o inventario . Antes de que los fondos se depositen o retiren de estas cuentas, el secretario del libro mayor primero puede pasar todas las transacciones a través de un libro mayor . Los depósitos se registran en el libro mayor general y luego se cargan de esa cuenta y se vuelven a depositar en el libro auxiliar correspondiente. El secretario utiliza los números de cuenta del libro mayor para rastrear estos depósitos y retiros, pero el libro de cuentas del libro mayor general contiene detalles de todos los débitos y créditos de la empresa.

Al final de cada día, el saldo final del libro mayor debe reflejar el total combinado del saldo inicial del día más todos los créditos y menos todos los débitos. Por lo general, las empresas requieren que el secretario equilibre el libro mayor a diario. Si se encuentran discrepancias, el secretario del libro mayor debe revisar cuidadosamente todas las transacciones y recibos para identificar la fuente del problema. El secretario debe corregir el error y asegurarse de que el saldo final sea exacto. En algunas naciones, los empleados no están obligados a auditar los libros de contabilidad a diario, pero cuanto más frecuentemente se revisan los libros de contabilidad, más fácilmente los empleados pueden detectar y resolver problemas.

Los empleados del libro mayor a veces son responsables de preparar informes financieros y de hacer presentaciones a los directores o propietarios de la empresa. Pueden responder preguntas sobre el desempeño financiero de la empresa haciendo referencia a los datos contenidos en los libros de contabilidad. Cuando las autoridades fiscales realizan auditorías, el secretario del libro mayor es responsable de responder las preguntas del auditor y de proporcionar copias de los recibos y la información financiera que soliciten los auditores.

Algunas empresas contratan contadores públicos certificados para trabajar como secretarios de contabilidad. Estas personas suelen tener un título universitario en contabilidad, finanzas o un campo relacionado y están autorizados para trabajar como contadores. Las principales empresas pueden emplear una gran cantidad de empleados para supervisar las finanzas de varias divisiones diferentes de la empresa. Las pequeñas empresas a veces contratan contables que no tienen una formación contable formal para trabajar como contables. Estas personas pueden o no tener títulos universitarios, pero generalmente tienen cierta experiencia como administradores de oficinas, secretarias o tesoreras.

 

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