¿Qué es un sistema de adquisiciones?

Un proceso de adquisición se puede automatizar parcialmente a través de un programa de gestión empresarial.

Un sistema de adquisiciones es típicamente un sistema computarizado diseñado para administrar el proceso de adquisiciones . Adquisiciones es un término que se utiliza para describir la actividad de compras de una empresa u organización. Hay dos tipos principales de sistemas de adquisiciones: adquisiciones electrónicas y adquisiciones estándar. Ambos tipos de sistemas están ampliamente disponibles y a menudo se incluyen en un producto de software de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP).

Aunque la funcionalidad proporcionada varía según el software, una herramienta de adquisición típica incluye solicitudes de compra, órdenes de compra, recibos de mercancías y procesamiento de facturas . Además de estos requisitos básicos, la mayoría de los sistemas incluyen una serie de herramientas de informes. Los procesos de aprobación, los controles y las herramientas de gestión de fondos incorporados suelen ser estándar en los productos más grandes.

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Un buen sistema de adquisiciones debería facilitar la entrega de todos los artículos pedidos.

El concepto principal de adquisiciones es que la planificación, programación y compras grupales avanzadas generarán ahorros de costos, una operación comercial más eficiente y, por lo tanto, una mayor rentabilidad. Se utiliza un sistema de adquisiciones para administrar este proceso, que proporciona tiempo de respuesta para las facturas, seguimiento del gasto total por tipo de producto, así como compromisos financieros y gestión del flujo de caja. La implementación completa de un sistema de adquisiciones generalmente da como resultado cambios significativos en el proceso comercial existente , ya que el sistema requerirá la implementación de ciertos controles y procedimientos internos.

Un sistema de contratación electrónica también se conoce como contratación electrónica. Este término se utiliza para describir software que permite a los compradores acceder a los catálogos de proveedores a través de Internet, así como aceptar facturas electrónicas. Los compradores seleccionan sus materiales, indican las cuentas a cobrar por la compra y crean una orden de compra en el sistema de contabilidad. Toda la actividad relacionada con las adquisiciones se completa en el sistema electrónico, lo que reduce el papeleo y aumenta la eficiencia.

El procesamiento de facturas electrónicas permite a las empresas seleccionadas agilizar aún más la revisión y aprobación de facturas. Luego, los datos se envían a través de una serie de aprobaciones en línea antes de procesarse para el pago en el sistema de contabilidad. Este tipo de sistema de adquisiciones es muy popular en las grandes empresas, donde existen contratos de adquisiciones para gestionar la actividad de gasto. Para estas empresas, la reducción del tiempo del personal para el procesamiento de facturas proporciona un excelente retorno de la inversión.

Un sistema de adquisiciones estándar está completamente integrado con el paquete de software de contabilidad utilizado por la organización. Toda la actividad de compras se rastrea y administra a través de este módulo, lo que permite a la empresa controlar el gasto y rastrear oportunidades para obtener mayores ahorros. Los informes, análisis y controles internos están integrados en este tipo de software y están diseñados en torno a las mejores prácticas . La implementación de un sistema de adquisiciones es una de las formas más fáciles de mejorar la eficiencia operativa.

 

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