¿Qué es un sistema de gestión de suministros?

Significado | Concepto | Definición:

Un sistema de administración de suministros es una herramienta informática compartida que se utiliza para rastrear todos los pedidos de materiales y sus respectivas ubicaciones. También conocido como sistema de gestión de la cadena de suministro (SCMS), este sistema es en realidad una red de empresas que comparten información sobre su aspecto del ciclo de fabricación del producto. El lugar más común para encontrar un sistema de gestión de suministros es el sector manufacturero.

Algunos software de administración de suministros generan automáticamente formularios para garantizar que una entrega contenga los artículos correctos.

Un ejemplo comúnmente citado de un sistema de gestión de suministros es la industria de fabricación de automóviles . Es una práctica común que una gran empresa subcontrate piezas o módulos específicos del vehículo a empresas independientes. Cada empresa cuenta con la tecnología necesaria para participar en el sistema de gestión de suministros. Este sistema se actualiza con niveles de inventario , trabajo en curso, productos terminados y mercancías en tránsito. Esta información solo está disponible para otras empresas que se ven afectadas por el módulo creado por las otras empresas.

Una cadena de suministro es un sistema organizativo que utilizan las empresas para trasladar productos desde sus almacenes a los consumidores.

El acceso a esta información en tiempo real es esencial para planificar los niveles de producción, dotar de personal y organizar la entrega justo a tiempo. La coordinación general es responsabilidad de la empresa de fabricación de automóviles. Estas empresas suelen tener un departamento de personal dedicado a la gestión de suministros. Si una pieza no está disponible para su instalación, toda la línea de producción debe detenerse. Esto es muy costoso, tanto en términos de tiempo del personal como en dólares.

La implementación y el mantenimiento reales del sistema de gestión de suministros es una responsabilidad conjunta, compartida entre los socios comerciales y la empresa principal. Los contratos de suministro a menudo se negocian con incentivos por rendimiento, tiempo de inactividad mínimo y mantenimiento de niveles ideales de stock. Es en el mejor interés de ambas partes garantizar que el sistema esté actualizado y sea preciso.

Existen varios métodos para actualizar este tipo de sistema. El método más común es la carga de un archivo. El proveedor produce un archivo plano a partir del sistema de gestión de inventario y proporciona la información relevante al cliente a diario. El cliente debe tener un método para recoger el archivo y actualizar el sistema de gestión de suministros. Este proceso suele estar automatizado, para evitar retrasos innecesarios y reducir las posibilidades de error.

Otras industrias utilizan un software integrado basado en Internet. El software se instala en la organización de cada proveedor y normalmente se puede integrar con los sistemas de gestión de inventario existentes. Los programas se escriben o utilizan para completar automáticamente el software del cliente con la información relevante. El acceso se basa en el papel de cada empresa en el proceso de fabricación. Este método permite a todos los proveedores y al cliente verificar en un sistema el estado actual de una variedad de piezas.